Статьи \ Тема: Документирование информации \ УВЕДОМЛЕНИЕ

УВЕДОМЛЕНИЕ


 

 

                 УБЕДИТЕЛЬНОСТЬ ДОКУМЕНТА -  свойство документа воздействовать на            адресата с целью вызвать определенную деятельность или сформировать  представление о      чем-либо, а также исключить нежелательные действия адресата.

                 Первым и основным условием убедительности документа является его            доказательность. Она достигается точностью в подборе фактов, цифровых  данных,            четкостью словесных формулировок, особенно необходимых в служебной документации, отражающей конфликтные ситуации в сфере деловых отношений. Убедительно составленный документ может ускорить принятие правильного решения. Текст документа должен быть кратким и содержать лишь основные данные. Дополнительные сведения включают в приложения.

            Аргументация в документе должна быть не столько исчерпывающей, сколько            достаточной. Не нужно превращать документ в таблицу или перечень  статистических данных.

                 Увязывая документ с возможностью принятия адресатом определенных            управленческих действий, составитель документа должен знать условия работы, возможности предприятия, которому   адресуется документ.

                 Служебные документы должны  оказывать определенное воздействие на            работников. Однако, отсюда не следует, что, например, наречие "очень"  в любом            случае придаст документу большую убедительность. Часто повторяясь в документе, слова "очень", "убедительно", "настойчиво", "еще  раз" лишь утрачивают свою первоначальную функцию быть "ускорителями" административных действий. Только четкая регламентация в употреблении  этих слов может            обеспечить их эффективность. И слово "очень" должно быть использовано лишь тогда, когда производственный момент действительно очень тяжелый, когда помощь очень нужна.

                 В каждом документе в той или иной степени затрагивается правовая сторона        вопросов. Поэтому рекомендуют использовать юридические формулировки, отличающиеся непротиворечивостью      суждений, лаконичностью         и простотой.

 

                 УВЕДОМЛЕНИЕ - документ (например, письмо),  в котором лицо или         предприятие информируется о чем-либо.

 

                 УДОСТОВЕРЕНИЕ ДОКУМЕНТА - форма выражения ответственности за его            содержание и законность. Основные способы удостоверения  документа: подписание, согласование, утверждение, проставление оттиска печати. Им соответствуют реквизиты документа: подпись, гриф согласования, гриф утверждения, печать.

                 На предприятиях, действующих на основе единоначалия, документы            подписывает одно должностное лицо - руководитель предприятия, его заместитель или руководитель структурного            подразделения. Право подписи документов закрепляется            в уставе или положении о предприятии и его структурных подразделениях. От имени предприятия документы в пределах своей компетенции в отдельных случаях подписывают ответственные исполнители. Порядок подписания документов устанавливается приказом руководителя предприятия или инструкцией по документационному обеспечению управления.

                 Документы, направляемые в государственные органы, а также распорядительные и важнейшие  внутренние документы подписывает руководитель    предприятия или            его заместитель. Докладные записки, справки, извещения, сводки, списки, перечни и другие документы            информационного, справочного            или аналитического характера может подписывать исполнитель, если разрешаемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.

                 Если за содержание  документа несут  ответственность несколько лиц            (совместные приказы руководителей предприятий, финансовые документы   или документы, исходящие от нескольких предприятий и т.д.) проставляются две или более подписи.

                 Подписи двух должностных лиц проставляют на документах коллегиальных органов. Постановления, решения,  протоколы подписывают руководитель и секретарь коллегиального органа.

 

            Примечание. В коллегиальных органах распоряжения, принимаемые в единоличном порядке, имеют одну подпись.

 

                 Документы, включая  приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц. При отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа,            документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности        или его  заместитель. При этом указывают фактическую должность лица, подписавшего документ и его фамилию.

                 О правилах размещения реквизита "подпись" на документе - см. Подпись.

                 Согласование является составной частью удостоверения документов (см. также Согласование, Гриф согласования). Для некоторых видов документов после подписания        предусмотрено их утверждение (см. Утверждение, Гриф утверждения).

                 На  документах, требующих особого удостоверения их подлинности, подпись     дополняют оттиском печати (см. Печать). Применение печати предприятия            необходимо во всех случаях удостоверения прав физического и юридического лица, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также в доверенностях, договорах, удостоверениях и т.д.

                 Структурное подразделение предприятия может иметь свою печать,            воспроизводящую наименование структурного подразделения. Ее ставят: на  копиях документов (см. Копия), выходящих за пределы предприятия; размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке;

            справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью граждан и т.д. Перечень  документов, на которых ставится печать структурного подразделения, определяет предприятие.

 

                 УКАЗАНИЕ - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций  и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

 

                 УКАЗАТЕЛЬ - систематизированное перечисление наименований имен, предметов со справочными данными о них .

 

                 УКАЗАТЕЛЬ ПРЕДМЕТНЫЙ - указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

 

                 УНИФИКАЦИЯ ГРАММАТИЧЕСКИХ СРЕДСТВ - определение необходимого минимума морфологических норм для достижения связности текста и четкости передачи смысла            сообщения при строгом соблюдении действующих правил грамматики.

                 К примеру, чтобы документ был короче, в современной деловой речи  широко применяют всевозможные сокращения слов и словосочетаний.  Основные требования к сокращениям сводятся к            тому, что они должны быть понятны адресату, уместны  в данном тексте, благозвучны, единообразны по форме в            пределах документа и применяться в строгой последовательности.

            См. Сокращения слов и словосочетаний, Сокращения слов и словосочетаний            графические.

 

                 УНИФИКАЦИЯ  ДОКУМЕНТОВ - установление единообразия документов для            аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов, единых правил их составления и создание трафаретных текстов. Унификация документов затрагивает все их элементы: состав информации, композицию текста, формуляр, синтаксис, лексику, стиль.

                 Унификация документов позволяет определить  и сократить виды и формы документов, необходимые для осуществления определенных функций управления, обеспечить сопоставимость информации во взаимосвязанных документах.

                 Основой для разработки всех управленческих  документов служит формуляр-образец, который определяет рациональное единообразное расположение их реквизитов.

                 Трафаретные тексты создают  для групп документов, которыми оформляется выполнение идентичных управленческих функций. Такие тексты могут быть разработаны для документа в целом,  для части текста; ими могут быть закреплены отдельные устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты могут храниться в памяти компьютера.

                 Поскольку в ОРД тексты в большинстве случаев типизированы,  устанавливают схемы  наиболее часто применяемых текстов, унифицируют  лингвистические правила записи реквизитов, что имеет важное значение в повышении эффективности и качества управления (см. также Унификация текстов).

 

                 УНИФИКАЦИЯ  ТЕКСТОВ - выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же единицы информации. При унификации текстов документов соблюдают следующие принципы:

                 строгое соответствие между составом информации и видом документа;

                 объективное отражение в тексте содержания управленческой ситуации;

                 использование текстовых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными            стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц   измерения и т.д.

                 Унификация  текстов упрощает и ускоряет процесс документирования, облегчает восприятие документов. В настоящее время существуют следующие способы унификации текстов: трафарет, таблица, текст-аналог и сплошной связный текст (см. также Унификация языка).

 

                 УНИФИКАЦИЯ ЯЗЫКА -  установление и применение правил построения            предложений по определенным моделям, соответствующим тем или иным управленческим ситуациям. К конкретному использованию языковых моделей, на базе  которых можно построить предложение, сводится процесс составления документа. Каждый вид документа имеет текстовую форму, но независимо от вида, все документы характеризует тенденция к унификации языка.

 

                 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД) - система документации, в которой все документы созданы по одинаковым правилам.

 

                 УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА - стандартный формуляр документа, установленный в соответствии с функциональным назначением документа в определенной сфере деятельности  или отрасли.

                 УСД представляет собой рационально  организованный комплекс            взаимоувязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для оптимизации управления в различных сферах человеческой   деятельности на основе экономико-математических методов и средств вычислительной техники.

                 Номенклатура документов по  каждой УСД устанавливается посредством            национального классификатора управленческой документации. Комплекс документов, охватываемых той или иной УСД, унифицируется, в частности,  по следующим параметрам: составу реквизитов, построению форм, применяемой терминологии и классификаторам технико-экономической информации, условным обозначениям, в т.ч. единиц величины и       счета.

                 УСД создается на базе комплексного решения проблем проектирования  и упорядочения документационных потоков, унификации и стандартизации форм всех носителей информации, подлежащих обработке электронным и оргтехническим оборудованием. При этом унификация  документов предусматривает как сокращение их общего количества в аппарате управления, так и определение возможностей для трафаретизации.

 

                 УПРАВЛЕНИЕ  ДОКУМЕНТАЦИЕЙ - комплекс мер, направленных на осуществление процессов создания и функционирования служебных документов.

 

                 УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - система документации, беспечивающая выполнение функций управления.

 

                 УСТАВ - документ, включающий положения и правила, которые регули руют вопросы организации и деятельности предприятия определенной отрасли хозяйства.

                 Реквизиты устава:

                 гриф утверждения;

                 название документа;

                 заголовок к тексту;

                 текст.

 

                 УТВЕРЖДЕНИЕ - способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг структурных подразделений и должностных лиц. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу    только с момента его утверждения. Документы утверждают соответствующие органы или должностные лица, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

                 Утверждают  документ грифом утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа (приказа, решения, постановления и др.). Оба способа имеют            одинаковую юридическую силу. Распорядительный документ издают в случаях, когда введение документа трубует дополнительных действий и предписаний.            Утверждение документа коллегиальным органом производят протоколом собрания. См. также  Гриф утверждения.

 

 

 


Вы можете оставить свое мнение о прочитанной статье

Внимание! В сообщении запрещено указывать ссылки на другие сайты!