Статьи \ Тема: Управление предприятием \ УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ. Часть 2

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ. Часть 2


 


 

В предыдущих статьях мы кратко описали задачи системы управления качеством и объяснили общие требования стандарта в отношении управления документацией.  В данной статье будут рассмотрены вопросы управления протоколами(записями).

Стандарт ДСТУ ISO9001-2001 содержит очень лаконичные требования к управлению протоколами:

 

 

4.2.4 Следует разрабатывать и актуализировать протоколы для предоставления доказательств соответствия требованиям и результативности системы управления качеством. Протоколы должны быть доступными, легкими для чтения и идентификации. Должна быть разработана документированная методика для определения управленческих действий в отношении обеспечения идентификации, хранения, защиты, доступа, срока хранения и изъятии протоколов.

 

 

С одной стороны все абсолютно понятно, а с другой стороны сразу возникает вопрос: «Как же все это выполнить?».

Начнем с расшифровки терминов.

В стандарте ДСТУ ISO9000-2001 дано следующее определение:

Протокол; запись – документ, который содержит полученные результаты или предоставляет доказательства выполненных работ.

Типичными протоколами являются: акт выполненных работ, акт технического осмотра, накладная и т.д..

Из предыдущей статьи мы знаем, что:

Документ – информация и ее носитель.

В связи с этим мы можем сделать вывод, что протокол не должен быть обязательно в бумажном виде. Протокол может быть в виде информации в компьютере, микрочип пломбы на контейнере или стальная бирка. Главное требование, чтобы информация на носителе содержала полученные результаты или предоставляла доказательства выполненных работ.

Организация должна управлять протоколами, которые используются в компании независимо от вида, в котором они ведутся.

Предприятие должно разработать и утвердить документированную методику о том, как именно будут управляться протоколы. Желательно, но не обязательно, в методике перечислить, что в компании относится к протоколам. При кажущейся сложности это просто. От куда мы узнаем, какие протоколы у нас будут использоваться? Берем архив нашего предприятия и смотрим, что же из хранящихся в нем бумаг можно отнести к протоколу в соответствии с его определением. Затем проводим анализ, какие протоколы ведутся в компании в небумажном виде. Делаем список найденных типов протоколов и анализируем, каким образом в данный момент происходит управление данными протоколами и соответствует ли это требованиям стандарта. Если управление не соответствует требованиям стандарта, анализируем, как можно это исправить, и разрабатываем методику, как именно мы в дальнейшем будем управлять протоколами, чтобы выполнять требования стандарта.

В управлении бумажными протоколами очень помогает введение в компании номенклатуры дел. В данном случае слово «номенклатура» означает «список», а «дело» - это папка, в которую подкалывают протоколы и другие документы(письма, приказы и т.д.).

Смысл в том, что по всему предприятию проводится анализ, какие же протоколы и где сохраняются, как долго они должны храниться, кто отвечает за их создание, хранение, периодический пересмотр, изъятие и уничтожение.

Для того, чтобы сбор информации был достаточно быстрым и не превратился в кошмар, для того, кто составляет номенклатуру дел рекомендуем приказом по предприятию обязать начальников подразделений в десятидневный срок предоставить ответственному за подготовку номенклатуры дел в письменном виде список протоколов, которые хранятся в подчиненном отделе. За невыполнение приказа лишайте премий или объявляйте выговор начальникам отделов, которые не выполнили приказ. Как только из всех отделов будет получена необходимая информация, можно начать составление номенклатуры дел. В самом простом виде ее можно изобразить в следующем виде:

 

Утверждаю

Директор ООО «Визитка»

 ____________И.И.Иванов

__/__/____

Номенклатура дел ООО «Визитка»

на 2008 год.

Секретарь

Индекс дела

Наименование дела

Количество томов

Срок хранения дела

Ответственный за дело

ИД-1-1

 

 

 

 

ИД-1-2

 

 

 

 

 

Отдел оперативной полиграфии

Индекс дела

Наименование дела

Количество томов

Срок хранения дела

Ответственный за дело

ИД-2-1

 

 

 

 

ИД-2-2

 

 

 

 

 

Составил …

 

 

После заполнения номенклатуры и согласования с руководителями подразделений ее утверждает директор, или другое полномочное лицо, и она является обязательной к применению. Кодирование дел определятся предприятием самостоятельно. На папки с протоколами в отделах наносятся Индекс дела по номенклатуре и наименование. Рекомендуем, чтобы индексы дел в разных подразделениях не дублировались. Количество дел, занесенных в номенклатуру, не ограничивается. Если в течении года добавляются новые протоколы готовят дополнение к номенклатуре дел. Рекомендуется переиздавать номенклатуру дел ежегодно после проведения пересмотра дел.

Список документов, которые относятся к протоколам:

·        документы (свидетельства, сертификаты акты и пр.), выдаваемых по результатам выполненных работ и услуг;

·        списки признанных поставщиков;

·        документы о проверке возможностей поставщиков выполнять порученные им работы и услуги;

·        документы по анализу заявок, контрактов, договоров на работы и услуги;

·        отчеты о результатах анализа системы управления качеством на предприятии;

·        акты о результатах внутренних аудитов;

·        акты о проверках, как внутренних, так и внешних;

·        записи, заносимые в журналы, применимые в деятельности предприятия;

·        записи, подтверждающие проведение текущего контроля действий персонала;

·        документы или их копии, подтверждающие квалификацию персонала (дипломы, удостоверения об образовании, трудовые книжки и прочее);

·        документы, подтверждающие прохождение персоналом стажировок и курсов повышения квалификации;

·        документы, подтверждающие прохождение проверки на соответствие занимаемой должности (аттестация);

·        отзывы потребителей;

·        протоколы о потерях или непригодности продукта/собственности, поставляемого потребителем;

·        записи об идентификации продукта, прослеживаемость которого является обязательным требованием;

·        протоколы о проведении аттестации процессов, оборудования и персонала;

·        графики проведения поверок контрольного, измерительного и испытательного оборудования;

·        свидетельства о проведении поверок контрольного, измерительного и испытательного оборудования;

·        сведения о несоответствующем продукте и действиях, предпринятых для устранения несоответствия;

·        результаты изучения причин несоответствий относящихся к продукту, процессу или системе управления качеством;

·        отчеты о принятых корректирующих и предупреждающих действиях;

·        записи, подтверждающие, что процессы производства и производимый продукт соответствуют требованиям;

·        результаты анализа требований к продукту.

Конечно это не полный список, но он обязательно поможет вам правильно выделить протоколы и составить номенклатуру дел.

Все, что еще хотелось бы добавить для раскрытия данной темы, так это показать схему управления протоколами через номенклатуру дел. Она показана на рис 1. Если вы разрабатываете инструкцию по управлению протоколами возьмите эту схему и постарайтесь описать ее каждый пункт. К примеру пункт «Разработка и идентификация форм протоколов(записей)» должен содержать описание того, как разрабатываются формы протоколов, кто за это отвечает, кто утверждает разработанные формы протоколов, как ведется изъятие устаревших форм и т.д. Пункт «Доступ персонала к формам протоколов(записей)» должен описывать места хранения форм, порядок доступа к ним персонала и т.д.

Как вы понимаете, объем статьи ограничен, и мы, к сожалению, не можем дать расширенное описание управления протоколами.

Надеемся мы хоть чуточку пролили свет на то, как управлять протоколами в соответствии с требованиям системы управления качеством.

В следующей статье мы постараемся объяснить пункт 5 стандарта ДСТУ ISO9001-2001, который называется «Ответственность руководства».

До следующего выпуска.

 

Директор ООО «Монокль» Сергей Боровик


Вы можете оставить свое мнение о прочитанной статье

Внимание! В сообщении запрещено указывать ссылки на другие сайты!