Статьи \ Тема: Управление предприятием \ УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ. Часть 1

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ. Часть 1


 

Сергей Боровик

 

Для функционирования любой системы необходимо соблюдение правил, присущих данной системе и выполнение действий направленных на ее поддержание и совершенствование. Для того чтобы правила выполнялись они должны быть предварительно разработаны, согласованы и утверждены. Тоже относится и к действиям, направленным на поддержание и совершенствование системы. Следовательно, должны быть разработаны какие-либо документы, описывающие правила и действия, то есть система должна быть документированной.  Все это относится и к системе управления качеством полиграфического предприятия.

Пусть вас не вводит в заблуждение слово «документы». Это не обязательно текст на бумаге. В стандарте ДСТУ ISO 9000-2001 дано следующее понятие:

Документ – информация и ее носитель.

Соответственно этому определению документом можно считать листок бумаги с информацией, компьютерный файл с информацией и даже гранитную плиту с чьим-то именем. Информация может быть как в алфавитно-цифровом, так и графическом или в любом другом виде(фото, видео и т.п).

Стандарт ДСТУ ISO 9001-2001 содержит четкие требования к управлению документами. Любое предприятие, разрабатывающее систему управления качеством должно иметь документированную методику(набор правил) по управлению внутренними и внешними документами компании. В этой методике должно быть четко определено, как именно организация выполняет требования стандарта по управлению документами.

Вот как в стандарте сформулированы требования по управлению документами:

 

 

4.2.3 Управление документами

Должно быть обеспечено управление документами, которые требуются для системы управления качеством. Записи представляют собой особые документы, и управлять ими нужно согласно требованиям пункта 4.2.4.

Должна быть установлена документально оформленная процедура по определению средств управления для:

а) утверждения документов, подтвер­ждающего адекватность перед их вы­пуском,

б) анализа, обновления по мере необхо­димости и повторного утверждения,

в) обеспечения идентификации измене­ний и текущего статуса пересмотра документов,

г) обеспечения того, чтобы действующие издания соответствующих документов были на местах их использования,

д) обеспечения сохранения четкости до­кументов и простоты идентификации,

е) обеспечения идентификации докумен­тов внешнего происхождения и управ­ления их распространением, и

ж) предотвращения непреднамеренного использования устаревших документов, и применения соответствующей их идентификации, если они сохраняются для каких-либо целей.

 

 

Рассмотрим практические аспекты выполнения требований по управлению документами.

Высшее руководство компании должно определить, кто будет уполномочен анализировать и утверждать документы системы управления качеством различных уровней и любых изменений к ним. К примеру, если утверждение Руководства по качеству разрешено директору, то утверждение технологических инструкций может быть делегировано главному технологу и т.д.

 

Вот одна из ошибок.

Зачастую на крупных предприятиях все документы системы управления качеством утверждаются одним должностным лицом. Отсутствует элементарный приказ, который определял бы полномочия заместителей директора и/или начальников отделов по самостоятельному утверждению некоторой части документов системы управления качеством, относящихся сугубо к деятельности подчиненных подразделений. Нет же, любой документ несут руководителю на подпись, как будто ему больше заняться нечем. При этом, как правило, утверждение документа сводится не к его изучению и принятию обдуманного решения о необходимости его утвердить, а просто к подписи на титульном листе.

 

Время жизни документов различно и может быть как несколько часов, так и десятки лет. Стандарт явно требует, чтобы периодически документы анализировались и при необходимости обновлялись(дорабатывались).Организация должна самостоятельно определить ответственных и периодичность пересмотра внутренних и внешних действующих документов компании. Это делается для того, чтобы иметь возможность вовремя выявить документы компании, которые необходимо доработать или изъять. Все производимые изменения во внутренние действующие документы должны быть идентифицированы и утверждены полномочными лицами.

Другими словами организация должна принять необходимые меры для исключения возможности использовать устаревшие нормативные и информационные документы на рабочих местах, так как это может привести к убыткам. Чтобы иметь возможность выявлять устаревшие документы, необходимо периодически выполнять их пересмотр(проверку на актуальность).

Стандарт ДСТУ ISO 9001-2001 требует от организации обеспечить, чтобы действующие издания соответствующих документов были на местах их использования, т.е, чтобы персонал, который использует документы в своей производственной деятельности имел к ним свободный и постоянный доступ. К решению этого вопроса надо подходить разумно. Не стоит каждому сотруднику давать полный комплект документации системы качества. Но будет и ошибкой сделать только один комплект документов, который хранится у директора в сейфе. Необходимо обдуманно выдавать копии документов и помнить – чем меньше копий, тем ими легче управлять. С другой стороны документы должны быть доступны тем, кто ими руководствуется и пользуется в деятельности.

Мы могли бы рекомендовать часть документов размещать на сервере компании с продуманным распределением прав доступа к ним для персонала организации. В производственных помещения хранить документы в специально отведенном месте, которое доступно сотрудникам. Однако, в каждом конкретном случае, организация самостоятельно определяет количество копий и места их размещения.

Все документы компании должны быть идентифицированы. Это является требованием стандарта и упрощает управление документами. Хотелось бы немного на этом остановиться. Фактически, стандарт не содержит требования присваивать документам коды или номера. Идентифицированный документ, это документ, имеющий такую-либо особенность, позволяющую его не спутать с другими документами. Это вполне может быть и название документа.

 

 

 

 

На пример:

Должностная инструкция главного технолога.

или

Инструкция  по делопроизводству.

 

Однако лучше применять кодирование документов.

Это улучшает восприятие и облегчает ссылки на документы.

При разработке методики кодирования документов необходимо постараться разбить документы на группы.

 

На пример:

ДИ-23 «Должностная инструкция главного технолога».

или

НДСК-11 «Инструкция  по делопроизводству».

где: ДИ - будет означать группу Должностные инструкции;

       23 – порядковый номер должностной инструкции;

       НДСК - будет означать группу Нормативные документы системы качества.

 

Хорошим решением является присвоение к коду и года утверждения документа

ДИ-23-2008

НДСК-11-2008

 

 

Вы можете придумать любую систему идентификации, но помните – чем проще, тем лучше.

Идентифицированными должны быть как внутренние, так и внешние документы.

Дадим некоторое разъяснение, что же такое внешний и внутренний документ.

 

Внутренний документ - документ, разработанный  и утвержденный внутри организации.

Внешний документ - документ, разработанный за пределами организации и применяемый в деятельности.

 

Вы спросите: «Как же я буду идентифицировать внешний документ, который применяется в деятельности организации?». Да очень просто. Во-первых, необходимо выяснить нормативный это документ или информационный.

 

Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов и который обязателен к выполнению.

Информационный документ – документ, содержащий какую-либо информацию, данные, сведения, применимые в деятельности. Информационный документ не является нормативным документом и используется по мере необходимости.

 

После этого необходимо как минимум идентифицировать документ как нормативный или информационный. Это можно сделать посредством кодирования или просто нанесением на документ соответствующей надписи.

Обычно составляют список внешних документов и присваивают им порядковые номера согласно составленного списка в группах «нормативный» и «информационный».

Вот один из возможных вариантов кодирования:

 

 

 

ВХН-293 «ДСТУ ISO 9001-2001 Система управления качеством. Требования».

или

ВХИ-11 «Справочник полиграфиста».

где: ВХН - будет означать группу «Внешние нормативные документы»;

       293 – порядковый номер внешнего нормативного документа;

       ВХИ - будет означать группу «Внешние информационные документы».

 

 

 

Организация должна разработать методику по управлению распространением внешних и внутренних документов внутри организации и за ее пределы. Метод должен гарантировать предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и возможность оповещения всех держателей копий обо всех изменениях производимых в оригинале документа. Система управления качеством должна гарантировать, что копии нормативных документов управляемы и актуализируются совместно с оригиналом нормативного документа.

В рамках данной статьи невозможно описать все возможные вопросы, связанные с управлением документами системы управления качеством и варианты их решения. Каждая система управления качеством может быть уникальна и от эффективности ее функционирования зависит принесет ли данная система столь необходимую любой организации дополнительную прибыль.


Вы можете оставить свое мнение о прочитанной статье

Внимание! В сообщении запрещено указывать ссылки на другие сайты!