Статьи \ Тема: Документирование информации \ ТЕКСТ

ТЕКСТ


 

 

                 ТАБЕЛЬ - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке.

 

                 ТАБЛИЦА - документ, содержащий систематизированные текстовые  и/или цифровые сведения, размещенные в определенном порядке по графам:

                 по горизонтали - сказуемое            - наименования постоянных явлений, фактов, вещей;

                 по вертикали - подлежащее - переменная информация (данные в цифровом или словесном выражении).

                 Цифровая таблица состоит из следующих элементов:

                 нумерационный заголовок;

                 тематический заголовок;

                 головка (заголовок и подзаголовок граф);

                 горизонтальные ряды (строки);

                 боковик (заголовки строк);

                 графы (колонки);

                 сноска или примечание.

                 Нумерационный заголовок, т. е. слово "Таблица" пишут строчными буквами    (первая буква - прописная) от 7-го положения табулятора (после 56 знаков от границы левого поля). Порядковые номера таблиц нумеруют арабскими цифрами. Знак номера (N) не ставят.

                 Тематический заголовок пишут строчными буквами (первая буква прописная) через один интервал.            Точку в          конце заголовка            не ставят.

                 В документах в виде таблиц            первые слова в заголовке, служащие названием вида документа, пишут прописными буквами и размещают на  одной строке, отделяя ее от последующих строк   двумя интервалами. Например:

 

            С В О Д К А

 

об исполнении документов, подлежащих контролю, по состоянию на 31 марта 2004 г.

 

                 Если тематический заголовок больше одной строки, то его делят на            смысловые строки: каждая строка заголовка имеет  законченный смысл. Переносы и сокращения в заголовке не допускаются.

                 Тематический заголовок отделяют от нумерационного заголовка и от            верхней ограничительной  горизонтальной линии таблицы двумя интервалами.

                 Тематический подзаголовок отделяют от заголовка двумя интервалами и оформляют так  же, как и заголовок.

                 В головке таблицы все первые строки заголовков и подзаголовков граф пишут на одной горизонтали, а вторые и последующие строки выравнивают слева по первой строке. Такое оформление граф ускоряет и упрощает письмо таблицы, так как не требует специального расчета, как при написании центрованным способом (посередине). Заголовки граф указывают в единственном числе.

                 Также заголовки граф пишут с прописных букв, а подзаголовки - со            строчных, если они составляют одно предложение с основным заголовком  графы. Подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, пишут с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков знаки препинания не ставят.

                 Отдельные графы "Единицы измерения", "Номер по порядку", "Примечание" не  включают в таблицу.

                 Единицу измерения или размерность, общую для всех показателей таблицы, выносят в тематический заголовок.  Например:

 

            Нормы времени на выполнение печатных работ, мин

 

                 Если цифровые данные в графах таблицы выражены в различных  единицах физических величин, то их указывают            в заголовке каждой графы и выносят в боковик.

                 Нумерацию граф и строк дают только в том случае, если на них необходимо давать ссылки в тексте.

                 Графа "Примечание" целесообразна в том случае, когда имеются самостоятельные примечания к большинству строк. Если примечания даны только к одной или двум строкам таблицы, топримечания переносят под таблицу в виде сносок.

                 Если таблица большая и не умещается на одном листе, то ее переносят на следующую страницу. При этом заголовок таблицы не повторяют, а нумеруют вертикальные графы. На следующей странице пишут слово "Продолжение" с указанием номера (Продолжение таблицы 1) и повторяют нумерацию граф на следующей странице.

                 Текст всех строк боковика пишут с прописной буквы.  Двухстрочные и            многострочные элементы боковика пишут через один интервал одним из следующих способов:

                 первую строку каждого элемента боковика пишут с абзацного отступа (на два      знака), последующие строки без отступа от левого поля;

                 первую строку каждого элемента боковика пишут без абзацного отступа, последующие строки с отступом в два знака от левого поля.

                 Последний способ удобен при нумерации строк боковика.

                 Цифры в вертикальных графах таблицы размещают на уровне последней          строки соответствующего этим цифрам текста боковика. При наличии в вертикальных графах цифр и текста элементы граф пишут на уровне первой строки текста боковика.

                 Одинаковый текст в графах таблицы размером не более одной строки            заменяют кавычками. Текст в две и более строки при первом повторении  заменяют словами "То же", а при последующих повторениях вместо "То же" ставят кавычки ("). Не разрешается заменять кавычками символы (математические и химические), отдельные буквы, окращенные обозначения, повторяющиеся цифры, а также знаки: , N, +, % и т. д.

                 В таблице не должно быть пустых граф. Если данные в графе не приводят, ставят тире.

                 Примечания и сноски в таблицах пишут непосредственно под таблицей, а не в конце страницы текста. Сноски обозначают "звездочкой" (*). От последней строки таблицы делают два интервала и проводят горизонтальную черту (не более 15 печатных            знаков), затем по правилам оформляют сноску или примечание (см. Оформление сноски, Примечание).

                 Таблица обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные, хотя она и более сложна в написании.

              ТАБУЛЯТОР - устройство, позволяющее останавливать каретку пишущей          машины в заданных положениях.

                 В компьютерной клавиатуре нажатие клавиши "Tab" передвигает курсор аналогично табулятору пишущей машины на шаг табуляции. По умолчанию шаг           табуляции - 8 символов. Он может меняться прикладной программой.

 

                 ТАВТОЛОГИЯ - тождесловие, повторение сказанного другими словами, не вносящими ничего нового, повторение в предложении однокоренных слов; неоправданная избыточность выражения.

                 Тавтология - недостаток, свидетельствующий об ограниченности лексикона пишущего. Например: более лучшее оборудование; личным примером и своим поведением.

 

                 ТЕЗИСЫ - краткое изложение текста документа или выступления.

 

                 ТЕКСТ ДОКУМЕНТА - cодержание письменного документа, которое является его главным реквизитом.

                 Текст печатают тремя интервалами ниже предыдущего реквизита через           полтора межстрочных интервала на двух сторонах листа. Через один интервал можно печатать тексты документов формата А5, через два - тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом.

                 По            характеру оформления тексты могут быть трафаретные, таблицы, анкеты (см. Текст трафаретный, Таблица, Анкета). Подготовка текстовой части - одна из     важнейших операций в документировании. Текст определяет содержание документа.

                 При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы:

                 достоверное и объективное отражение управленческой ситуации;

                 строгое соответствие состава информации и назначения документа;

                 нейтральность изложения;

                 полнота информации;

                 ясность, логичность и максимальная краткость изложения;

                 типизация речевых средств и стандартизация терминов, обозначений величин и единиц измерений;

                 простота и выразительность языка и стиля (см. Стиль официально деловой, Стандартизация речевая, Сокращения слов и словосочетаний, Сокращения слов и            словосочетаний графические).

                 Простейшая часть текста - абзац (см. Абзац). Абзац должен начинать новую мысль, новую микротему, от которых нельзя отклоняться. Деление текста на абзацы помогает         читающему делать небольшие остановки, вдумываться в содержание предыдущей части текста и готовиться к восприятию последующей. Поэтому абзацы не должны быть большими по объему, чтобы не затруднять чтение. Не рекомендуют разбивать текст на мелкие абзацы,     так как это заставляет делать частые паузы и тоже мешает чтению.

           Текст документа допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами (см. Нумерация составных частей текста). Разделы и подразделы текста должны иметь заголовки, кратко раскрывающие их     содержание. Деление текста на отдельные элементы и составление заголовков к ним улучшают композицию документа.

                 Согласно общепринятым правилам, текст документа должен состоять не менее чем из двух частей. В первой излагают обоснование или основание составления документа, во второй - предложения, решения, распоряжения, выводы и просьбы. Если текст документа состоит из одной фразы, то в нем также должны быть эти два логических элемента.      

Например:

                 В связи с перебоями в поставках новых кинескопов необходимо завершить работу по изготовлению оборудования для восстановления кинескопов до 20.02.05.

                 В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную       часть, например: в приказе - распорядительную без преамбулы, а в письме и заявлении - просьбу без мотивировки. Однако чаще всего он состоит из следующих логических элементов: введения, доказательства, заключения. Иногда заключению предшествует вывод.

                 Во введении излагают причины и непосредственный повод для составления документа, иногда делают ссылки на другие документы, послужившие основанием для создания нового.

                 В доказательстве излагают существо вопроса, приводят доводы, факты, цифровые данные для его обоснования. Доказательство должно убеждать в необходимости удовлетворения просьбы или требования. Сложное доказательство заканчивают выводом. Здесь вывод не является логическим элементом, так как он примыкает к доказательству и неотделим он него.

                 Заключение - главная логическая составная часть, в которой формулируют основную цель документа, его суть, просьбу, предложение, согласие, отказ. Заключение в документе обязательно.

                 В зависимости от содержания документов применяют прямой или обратный порядок расположения логических элементов. В первом случае после введения следует доказательство и заключение, во втором – вначале излагают заключение, а затем - доказательство. При обратном порядке введение в документе отсутствует.

                 Прямой порядок расположения логических элементов удобнее, особенно для составления большого по объему текста. В обратном порядке составляют только несложные тексты и его применяют реже. Объясняется это тем, что в заключении, если его ставят на первое место, надо излагать полностью сущность вопроса, а потом дать его обоснование. Иначе документ трудно понять и читать его приходится снизу вверх. Написать же заключение так, чтобы в нем была полностью раскрыта цель составления документа, трудно.

                 Деление текста на логические элементы условно, однако помогает набросать план построения документа и последовательно изложить его содержание. Нет необходимости искусственно вводить в текстовую часть все названные три элемента, так как это приведет к созданию необоснованно больших по объему документов.

                 Текст документов по возможности излагают простыми предложениями.

            При этом, если логическое (смысловое) ударение падает на объект действия, используют прямой порядок слов, при котором подлежащее предшествует сказуемому, определения стоят перед определяемыми словами, дополнения - после управляющих, а обстоятельства - ближе к слову, к которому они относятся (см. также Синтаксис). Вводные слова и выражения (как правило, конечно, по всей вероятности) располагают в этом случае в начале предложения. При смысловом ударении на само действие или на субъект            действия желателен обратный порядок слов в предложении - сказуемое предшествует подлежащему.

                 Отлагательные существительные, особенно в распорядительных документах,     заменяют соответствующими глаголами или глаголами неопределенной формы, например: утвердить, обязать; местоимения заменяют существительными, например: завод просит, а не мы просим; институту требуется, а не нам требуется. В документах, издаваемых по принципу единоначалия, принята повелительная форма (императивная), например: приказываю - в   приказе, предлагаю - в распоряжении. При употреблении сравнительной степени            предпочитают сложную форму, например: менее важный, более сложный. При выражении превосходной степени наиболее употребима форма с приставкой "наи", например: наибольший эффект, наименьший результат; или сочетание положительной степени с наречием "наиболее", например: наиболее важный.

                 Слово "согласно", "вопреки", "благодаря", "подобно" требует после себя дательный падеж. Например:  согласно приказу; вопреки отклонениям и т.д. Предлог "по" в значении "после чего-нибудь" употребляется со словами в предложным падеже. Например: по истечении срока исполнения; по приезде делегации.

                 Личные местоимения 3-го лица - он (им), она (ею), они (ими) - в косвенных падежах принимают в начале "н", если стоят после предлога: с ним, от нее, к ним. В других случаях их пишут без "н", например:

                 Составитель пользуется авторским правом при условии соблюдения им  прав авторов каждого из произведений, включенных в составленное произведение.

                 Как правило, основными обозначениями должностей (званий) служат           существительные мужского рода, например: начальник, бригадир, секретарь (см также Подпись). В официальных текстах предпочтение отдается им независимо от пола должностного лица. Например:

                 Освободить Т. Н. Рыжкову от выполнения обязанностей управляющего            сервисным центром.

                 В тексте документа не допускается:

                 разделять переносом сокращенные слова;

                 отделять сокращенные слова  от слов, к которым они относятся единицы            измерения от цифр, инициалы от фамилий.

                 При переносе знак тире или дефис печатают один раз и оставляют  его в конце строки.

 

                 ТЕКСТ ТИПОВОЙ - образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового документа. Структура фразы в типовом тексте представляет собой устойчивый оборот. Такой текст может быть            представлен в виде отдельных фраз, абзацев. Для облегчения его подбора составляют каталог типовых  текстов. Процесс создания типовых текстов для каталога называется типизацией текста. Применение типовых текстов в несколько раз сокращает время на составление документов.

 

                 ТЕКСТ ТРАФАРЕТНЫЙ - текст, в котором постоянная информация  отпечатана на бланке при его изготовлении, а переменная, присущая данной ситуации, вносится в момент составления документа в пробелы бланка.

                 Постоянная информация включает сказуемое - организующий член предложения, который всегда предшествует переменной информации (трафаретный текст нельзя начинать с пробела). Постоянная информация выдвигает вопрос к переменной. Например, в справке: работает - где?, в должности - какой?

                 Трафаретные тексты  рекомендуют создавать для групп документов, оформляющих идентичные управленческие действия. Такие тексты определяют состав информации в документах, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки.

 

                 ТЕКСТ-АНАЛОГ - текст примерно идентичного с другим текстом содержания с        языкового оформления.

 

                 ТЕЛЕГРАММА - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу). В настоящее время, в связи с развитием современных средст связи (телефакс, мобильная связь, Интернет), для передачи информации между предприятиями телеграммы практически не используют.

                 Реквизиты телеграммы:

                 название вида документа (ТЕЛЕГРАММА);

                 категория телеграммы;

                 вид телеграммы (два адреса, ответ оплачен и др.);

                 телеграфный адрес получателя, условный или полный;

                 номер (индекс) ответной телеграммы;

                 текст;

                 исходящий номер телеграммы;

                 сокращенное наименование предприятия;

                 фамилия должностного лица, подписавшего ее;

                 адрес и наименование предприятия-отправителя телеграммы;

                 подпись должностного лица;

                 дата телеграммы;

                 печать предприятия, отправляющего телеграмму.

                 Оформляют телеграммы по правилам, установленным органами связи.

            Телеграмма имеет следующие категории: "Срочная", "Международная", "Правительственная". Виды телеграмм: телеграмма с несколькими текстами в один пункт; телеграмма с одним и тем же текстом в разные пункты; телеграмма-доверенность и др.

                 Телеграмму пишут на чистом листе бумаги или на бланке. Служебные          телеграммы составляют на чистом листе бумаги в двух экземплярах и передают на телеграф.

                 При оформлении телеграммы на чистом листе бумаги:

                 в верхней части листа оставляют поле размером 30 - 40 мм для отметок телеграфа;

                 название вида документа (ТЕЛЕГРАММА) печатают от 3-го положения            табулятора (после 24 печатных знаков от границы левого поля) прописными буквами;

                 четырьмя интервалами ниже печатают адреса;

                 в ответных телеграммах перед текстом указывают номер (НР) документа, на который дается ответ.

                 Текст, излагаемый предельно кратко и ясно, отделяют четырьмя интервалами, печатают его  через два интервала прописными буквами без абзацев, предлогов, союзов и местоимений на одной стороне листа. Знаки препинания сокращают: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двт, кавычки - квч. Знаки "N", "-", "+", "%" пишут словами. Числа и цифры рекомендуется писать прописью, многозначные числа можно писать цифрами.

            Исправления и переносы слов в тексте телеграммы не допускаются.

                 Исходящий номер телеграммы помещают в конце текста. После исходящего номера указывают сокращенное наименование предприятия, наименование должности (если это            необходимо) и фамилию подписавшего телеграмму.

                 Адрес, текст телеграммы, сокращенное наименование предприятия с фамилией должностного лица, подписавшего телеграмму, печатают с новой строки от 0-го положения табулятора (граница левого поля).

                 Двумя интервалами ниже подписи делают горизонтальную черту (до конца правого поля). Под чертой размещают следующие реквизиты: адрес и наименование предприятия-отправителя телеграммы - печатают строчными буквами через один интервал от 0-го положения табулятора; подпись и дату - оформляют по установленным правилам; печать предприятия, отправившего телеграмму.

                 На копии телеграммы указывают фамилию и телефон исполнителя (для            справок). Образец телеграммы приведен в приложении 15.

 

                 ТЕЛЕТАЙПОГРАММА - обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телетайпу (абонентскому телеграфу).

 

                 ТЕЛЕФОНОГРАММА - документ, текст которого передан по телефону и           записан  получателем.

 

                 ТЕРМИН - слово или словосочетание,  являющееся точным обозначением            определенного понятия в пределах той или иной специальности. Важнейшее            требование, предъявляемое к термину - однозначность (выражение только  одного понятия). Поэтому определения терминов зафиксированы в государственных стандартах, специальных справочниках и словарях.

                 Появляются  новые, уточняются и модифицируются прежние термины, и            работники сферы управления должны учитывать это при составлении служебных документов.

 

                 ТЕРМИНОЛОГИЯ - совокупность терминов данной области знания, производства, деятельности.

 

                 ТИПИЗАЦИЯ ТЕКСТА - см. Текст типовой.

 

                 ТОЧНОСТЬ СЛОВА - смысловая ясность и точность высказывания, употребление слов и  словосочетаний в строгом соответствии с  их значениями.

            Точность слова - требование не только смысла, но и стиля, обязательное           условие официально-деловой речи.

                 Существует неписаное правило: "В документах не следует излагать мысль так, как никогда не сказали бы устно". Поэтому в деловых бумагах  избегают архаичных и универсальных слов  и словосочетаний с неопределенным, несколько стертым значением, типа:  каковой - вместо который; на предмет - вместо для; настоящим предлагается - предлагаем; приобщить к делу - в дело и            т.д.

                 Из-за своей неопределенности многие слова типа: мероприятия, повысить,            вопрос,            ослабить, момент, слабо  - не несут смысловой нагрузки и чаще представляют избыточную информацию, например: Слабо ведутся рганизационные работы (вместо "плохо"); В письме            ставится вопрос            о...

            (говорится о...) и т. д.

                 Многие слова ограничены в своих связях в другими словами или имеют строго определенные фразеологические    связи. Слово "контроль"            сочетается в деловом изложении, как            правило, с глаголами "осуществляется"

            или "возлагается", оклады - устанавливаются, утверждаются, выговор - объявляется, порицание - выносится, приказ - издается, помощь - оказывается, опрос - проводится, следствие -            ведется, порядок - устанавливается,      ремонт - производится и          т.д.

 

                 ТРУДОВОЕ СОГЛАШЕНИЕ - документ договорного характера, который регулирует взаимоотношения между предприятием и работником, не состоящим в его штате.

                 Трудовое соглашение может заключаться и со  штатным работником, если есть необходимость расширить круг его задач за пределы непосредственных служебных обязанностей.

                 Трудовое соглашение составляют в двух экземплярах - один выдают            наемному работнику, а другой оставляют в документации предприятия.

                 Реквизиты трудового соглашения:

                 название вида документа;

                 дата;

                 индекс;

                 место составления или издания;

                 заголовок к тексту;

                 текст;

                 подписи;

                 печать.

                 Текст трудового соглашения включает полномочия и обязанности, юридические адреса сторон, а также паспортные данные работника.

                 См. также Договор.

 

 

 


Вы можете оставить свое мнение о прочитанной статье

Внимание! В сообщении запрещено указывать ссылки на другие сайты!