Статьи \ Тема: Документирование информации \ ПИСЬМО ГАРАНТИЙНОЕ

ПИСЬМО ГАРАНТИЙНОЕ


 

             ПЕРЕПИСКА СЛУЖЕБНАЯ - 1. Система документальных связей предприятий между собой            и с частными лицами. 2.            Вид дела, состоящего из            документов-запросов            и документов-ответов. В            дело также подшивают все приложения и дополнительные материалы, которые возникают при решении конкретных            вопросов. При этом ответный документ помещают за документом запросным. Все документы в деле   располагают в хронологической последовательности, начиная с более ранних документов и кончая    поздними.

 

                 ПЕРЕЧЕНЬ - систематизированное перечисление документов или     иных            предметов, объектов или     работ, составленное с целью распространения на   них определенных норм или требований.

 

                 ПЕЧАТЬ - реквизит документа; ставят на документах,  требующих особого удостоверения их подлинности или юридической силы.  При заверении         документа или его копии            печатью, ее проставляют            так, чтобы она захватывала часть слова (слов)            наименования должности лица, подписавшего документ.

                                                           

                 ПИСЬМО - обобщенное название различных по содержанию документов,            выделяемых по единому способу передачи текстов (пересылка почтой). Форму письма имеют: запрос, напоминание, сообщение, ответ, просьба и т.д.

            Разновидность этого документа - циркулярное письмо (см. Письмо циркулярное).

                 Письмо - вид организационно-распорядительной документации,           распространенный способ обмена информацией между предприятиями, а также  между ними и частными лицами. Письмо, как правило, составляют по одному вопросу, что            значительно облегчает и ускоряет его подготовку. Оформляют письмо на  бланке предприятия.

                 Реквизиты письма:

                 наименование предприятия;

                 индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер            телефона, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета   в банке;

                 коды;

                 дата;

                 индекс;

                 ссылка на индекс и дату входящего документа;

                 адресат;

                 заголовок к тексту (только для формата А4);

                 текст;

                 отметка о наличии приложения (если   оно есть);

                 подпись;

                 фамилия исполнителя и номер его телефона.

                 Если должностное лицо, которому адресуют письмо, имеет ученое, почетное или воинское звание, то его указывают перед фамилией, например:

            академику Петрову Р. И.

                 Текст письма, как правило, состоит   из трех логически связанных частей:      введения (вступления), доказательства и  заключения или вывода.

                 Во введении указывают события или факты, послужившие основанием для составления письма, дается обоснование вопроса, причина или  история его            возникновения.

                 Во второй части приводят разъяснения, соображения, расчеты  и      тому подобное, вызванные необходимостью    принятия тех или иных решений.

            Доказательство должно быть кратким и убедительным, не допускающим сомнения в     правильности и обоснованности вопросов, указанных в письме.

                 В заключении формулируют выводы, предложения или просьбы, составляющие цель письма. Заключение отражает  суть вопроса и предлагаемое решение.

                 Иногда письмо состоит только из двух частей: введения и заключения.

                 Письма, выражающие  просьбы, требования или претензии часто  начинают со  слов прошу или просим. Слово просим употребляют в том случае, когда документ подписан     двумя или несколькими лицами, а также когда  выражаются мысль и воля группы,            коллектива.

                 Служебное письмо должно умещаться на одной странице. Поэтому необходимы сжатость текста, лаконизм, точность, непротиворечивость фор            мулировок. В связи с тем, что в            бланке письма есть реквизиты, указывающие на        связь между предыдущими          и последующими письмами            (даты, индексы), текст письма не начинают с            повторения того, что уже отражено в индексах, датах, а также в заголовке письма.

                 В служебном письме  выражаются интересы предприятия  как юридического лица. Такие письма, за исключением сопроводительных, излагают не  от первого, а от третьего лица,            например: Завод            просит ... Технический  отдел разъясняет ...

                 Форма второго лица, которая широко  употребляется как в единственном, так и во множественном числе, обозначает не только  конкретных, но  и неопределенных лиц. Например,            словосочетания "ставит Вас в известность",  "сообщает Вам" часто выражают форму вежливости.

                 Письма пишут на бланках формата А4  и А5, в зависимости от их объема. Если он не превышает 7 - 8 строк, то используют А5.      Для однотипных писем применяют            трафаретные тексты.

 

                 ПИСЬМО ГАРАНТИЙНОЕ - письмо, выражающее гарантию.

 

                 ПИСЬМО ДЕЛОВОЕ - документ, применяемый для      связи, передачи            информации на расстояние между двумя  корреспондентами, которыми могут быть  и юридические, и физические лица.

                 ПИСЬМО ДИРЕКТИВНОЕ - документ, содержащий конкретные указания вы            шестоящего органа по выполнению задания.

 

                 ПИСЬМО ДОГОВОРНОЕ - один из видов сопроводительного письма, указывающего  на факт   отправки договора (см. Письмо сопроводительное).

 

                 ПИСЬМО ИНФОРМАЦИОННОЕ - письмо, свовременно информирующее другое предприятие или  заинтересованное лицо о  свершившемся факте, ходе работы, каком-либо деле, вопросе и т.п. Оно имеет справочный характер, его высылают для сведения и руководства  в работе. Информационное письмо может подписывать референт или секретарь.

 

                 ПИСЬМО ПРЕТЕНЗИОННОЕ - письмо, отправляемое виновной стороне в            случае невыполнения ею заключенных ранее договора и разного рода обязательств.

 

                 ПИСЬМО РЕКЛАМАЦИОННОЕ - заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

 

                 ПИСЬМО СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ - письмо, указывающее на факт отправки            приложенных к письму документов (материальных ценностей). Сопроводительное    письмо состоит из двух частей - сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведений. В нем указывают наименование направляемого документа, необходимые пояснения к этому документу или его исполнению.

            Сопроводительные письма  начинают с глаголов "направляю", "высылаю" и т.д. (см. также  Письмо).

                 Направление сопроводительных писем оправдано в случаях, когда они            содержат запрос, задание или дополнительные разъяснения к приложенным            документам.

 

                 ПИСЬМО СТАНДАРТНОЕ  - письмо, оформленное на бланке и содержащее            трафаретный текст.

 

                 ПИСЬМО ЦИРКУЛЯРНОЕ - письмо, направленное из одного источника в            несколько адресов. Такое письмо ориентирует на проведение мероприятий   или требует выполнения определенных действий на месте в установленные сроки.

 

                 ПИСЬМО-ЗАПРОС - разновидность письма-просьбы. Может иметь следующее содержание:  обоснование актуальности запроса; изложение запроса,  ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен; формулирование га рантии (см. Письмо, Письмо-просьба).

 

                 ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ - письмо,  в котором что-либо сообщается или утверждается. Письмо-извещение может быть ответом на запрос.

 

                 ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ    - письмо, в котором вторично содержится            информация о каком-либо факте. По стилю изложения такое письмо приближается            к телеграмме.

 

                 ПИСЬМО-ОТВЕТ - письмо, в котором приводят запрашиваемые сведения, информацию о выполнении            требуемых действий в соответствии с полученным запросом или уведомлением о чем-либо.

 

                 ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ - письмо, подтверждающее факт  отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.

 

                 ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ    - такое  письмо адресуют конкретному лицу или нескольким лицам.

 

                 ПИСЬМО-ПРОСЬБА - письмо, в котором  излагают просьбу о предоставлении каких-либо сведений. Типовое содержание письма, выражающего  просьбу, включает: изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена; готовность к дальнейшему сотрудничеству (см. также Письмо).

 

                 ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ - письмо, адресованное предприятию (предпринимателю) с  требованием выполнить взятые обязательства. Его разновидностью  являются рекламационные и претензионные  письма.

 

                 ПЛАН - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), время выполнения, руководителей и конкретных исполнителей.

                 План утверждает руководитель предприятия. Некоторые планы перед            утверждением проходят этап согласования  со структурными подразделениями.

                 Реквизиты плана:

                 наименование предприятия;

                 коды;

                 гриф утверждения;

                 название вида документа (П Л А Н -  вразрядку);

                 дата;

                 место составления или издания;

                 заголовок к тексту;

                 текст;

                 подпись;

                 визы (при необходимости).

                 Заголовок к тексту  включает период, на который составлен план.

 

                 ПЛЕОНАЗМ -  оборот речи, в котором излишне повторяются слова, значения которых частично или полностью совпадают. Например: своя автобиография (автобиография включает понятие "своя"); в июне месяце (в   слове "июнь" уже заключено понятие месяца); различные варианты (варианты - это и есть различия).

                 Употребление плеоназмов - недостаток, который не позволяет  человеку выражать мысль точно и ясно.

 

                 ПОДЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ - см. Заголовок к тексту.

 

                 ПОДЛИННИК ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА - первый или единственный            экземпляр официального документа (см. также Документ  официальный).

 

                 ПОДПИСЬ - реквизит   документа, который свидетельствует об ответственности лица  за содержание документа  и является единым или одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу. Подпись - это  форма удостоверения подлинности, законности документа.

                 В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное если документ написан не на бланке и сокращенное (без полного наименования предприятия),  если составлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

                 Наименование должности печатают от 0-го положения табулятора (граница левого поля), а расшифровку подписи - от 6-го положения табулятора (после 48 печатных знаков от границы левого поля). Наименование должности не сокращают.            Например: заместитель главного инженера, а незам. гл. инженера.

                 Многие существительные, обозначающие занимаемую должность (ученое            звание,   ученую степень) имеют форму мужского рода и в случаях, когда они относятся к   женщинам. Например:

 

            Управляющий компанией                                         И. А. Павлова

 

            Заведующий мастерской                                        А. Н. Иванова

 

                 Отсутствие параллельной формы женского рода объясняется историческими условиями:  названия должностей (званий) закрепилось в форме мужского рода, так            как их носителями были,  как правило, только мужчины.

                 Поэтому официальные названия сохраняют форму мужского рода, хотя            бытовые  наименования могут иметь форму женского рода.

                 В то же время, во избежание неясности (например, при переписке) и            следуя нормам практической стилистики языка женское соответствие, очевидно, можно употреблять в случаях, когда фамилия не позволяет установить, к            какому полу относится должностное лицо (например, Коваленко, Ивашкевич, Ковальчук, Супрун). Разумеется, это не относится к случаям, когда для обозначения данной должности имеется только форма мужского рода: эксперт, инспектор, инженер и др.       Какие-либо конкретные рекомен            дации на этот счет в литературе            нормативного и справочного характера не приводятся. Для таких случаев остается одно:   указать            имя, отчество полностью.

                 Нужную форму помогут выбрать толковые словари и нормативные справочники. При пользовании словарями следует учитывать, что в случае отсутствия формы женского           рода приводится  только одна форма мужского рода, например:

 

                 "УПРАВЛЯЮЩИЙ, ...

                 2.            в знач.  сущ. у п р а в л я ю щ и й, -его, м. Тот, кто управляет, руководит каким-л. учреждением, организацией, отделом и т.п."

 

                 Расшифровку подписи пишут на уровне последней строки наименования            должности и без скобок.  Инициалы пишут перед фамилией. Например:

 

            Директор ООО "Финарт"                    (подпись)       С. Ф. Филимянов

 

                 Подписи нескольких должностных лиц  на документе располагают одна            под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

            Наименования должностей разделяют между  собой двумя межстрочными интервалами.            Например:

 

            Главный            инженер        завода                (подпись)            А. В. Петров

 

            Начальник планового отдела    (подпись)            В. А. Иванова

 

                 При подписании документа двумя лицами равных должностей, подписи            располагают на одном уровне. При этом расшифровку подписи первого лица

            пишут от 2-го положения  табулятора (после 16 печатных знаков от границы левого поля), наименование должности второго  лица - от 5-го положения табулятора (после 40 печатных знаков от границы левого поля), а  расшифровку его  подписи - от 7-го положения табулятора (после 56 печатных знаков от границы левого поля). Например:

 

            Старший            инженер-технолог               Старший            инженер-конструктор

 

            (подпись)       А.К. Жмурко                      (подпись)       Т. В. Ткачева

                                                           

                 Аналогично располагают подписи и в случае подписания документа,            составленного несколькими предприятиями, при этом в наименования должностей    лиц включают наименования предприятий.

                 При подписании документов,  составленных комиссией, указывают не            должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в комиссии,            например:

 

            Председатель комиссии          (подпись)                   Е. Г. Силаев

 

            Члены комиссии                      (подписи)                  А. П. Холод

 

                                                                                    Е. Р. Павленко

 

                 В практике оформления служебных документовприменяют сокращение

            "И. о."            (исполняющий обязанности). Это сокращение ставят перед расшифровкой подписи в тех случаях, когда документ подписывает не должностное лицо, а лицо, временно его замещающее (отпуск, командировка, болезнь и др.). Сокращение "И. о." требует применения родительного падежа, например: И. о. директора завода.

                 Не допускается подписание документа с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

 

                 ПОЛЕ - расстояние между краем листа формы документа и началом рабочей площади.

 

                 ПОЛОЖЕНИЕ - правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, функции, права, обязанности, ответственность и организацию работы предприятия, структурного подразделения. Например, положение о структурном подразделении может включать следующие разделы:

                 1.            Общие положения.

                 2.            Основные задачи и функции.

                 3.            Права, обязанности и ответственность руководителя.

                 4.            Управление подразделением.

                 5.            Взаимоотношения. Связи.

                 Реквизиты положения:

                 наименование предприятия;

                 коды;

                 гриф утверждения;

                 название документа;

                 дата;

                 индекс;

                 место составления или издания;

                 текст.

 

                 ПОЛОЖЕНИЕ ВРЕМЕННОЕ - правовой акт, действие которого распространяется:    до момента утверждения нового положения по данному вопросу; до наступления условий, оговоренных в положении; на срок, указанный в самом положении.

 

                 ПОЛОЖЕНИЕ ОБЩЕЕ - правовой акт, не имеющий конкретного адресата и отражающий общий характер деятельности применительно к тем или иным условиям.

 

                 ПОЛОЖЕНИЕ ПРИМЕРНОЕ - правовой акт, требующий в процессе его реализации  большей конкретизации, так как его содержание только приблизительно устанавливает задачи, функции, права, обязанности, порядок деятельности и ответственность органов управления и их должностных  лиц.

 

                 ПОЛОЖЕНИЕ ТАБУЛЯТОРА - место установленной точки по линии печатания, к которой при нажатии клавиши табулятора автоматически подводится каретка            пишущей            машины или курсор при наборе текста на компьютере. При печатании документов используют            8 стандартных положений            табулятора:

                 0 - граница левого поля;

                 1 - после 5 печатных знаков от 0-го положения;

                 2 - после 16 печатных знаков от 0-го положения;

                 3 - после 24 печатных знаков от 0-го положения;

                 4 - после 32 печатных знаков от 0-го положения;

                 5 - после 40 печатных знаков от 0-го положения;

                 6 - после 48 печатных знаков от 0-го положения;

                 7 - после 56 печатных знаков от 0-го положения.

                 От  0-го положения табулятора размещают следующие реквизиты и их            составные элементы:

                 наименование министерства, другого центрального органа исполнительной           власти;

                 наименование предприятия, учреждения, организации;

                 наименование структурного подразделения;

                 название вида документа;

                 дату;

                 ссылку на индекс и дату входящего документа;

                 место составления или издания;

                 заголовок к тексту;

                 текст (без  абзацев);

                 отметку о наличии приложения;

                 наименование должности в реквизите "подпись";

                 гриф согласования;

                 заверительную надпись "Верно";

                 наименование должности лица, заверяющего копию;

                 дату при заверении  копии;

                 фамилию исполнителя и номер его телефона;

                 отметку об  исполнении документа и направлении его в дело;

                 для письма: индекс   предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке; код предприятия,  учреждения, организации по государственному  классификатору предприятий и организаций;

                 слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ".

                 От  1-го положения табулятора пишут начало абзацев в тексте (красная строка).

                 От  2-го положения табулятора проставляют:

                 индекс исходящего документа (номер);

                 дату в реквизите "ссылка на индекс и дату входящего документа;

                 переменную  информацию в вводной части протоколов и актов;

                 расшифровку первой  подписив реквизите "подпись" при подписании            документа лицами равных  должностей;

                 расшифровку подписи в первом грифе согласования.

                 От  3-го положения табулятора пишут:

                 расшифровку подписи исполнителя в реквизите "отметка об исполнении документа...";

                 название вида документа в телеграмме (ТЕЛЕГРАММА).

                 От 4-го положения табулятора пишут:

                 номер страницы.

                 адресат;

                 От  5-го положения табулятора размещают:

                 гриф ограничения доступа к документу;

                 гриф утверждения: слово УТВЕРЖДАЮ,  наименование должности и дату;

                 надпись на приложении к документу, например: Приложение 1;

                 наименование должности в реквизите "подпись" при подписании документа лицами равных должностей;

                 второй гриф согласования;

                 отметку о переносе данных на машинный носитель.

                 От   6-го положения табулятора пишут:

                 расшифровку подписи в реквизите "подпись".

                 расшифровку подписи лица, заверившего копию в реквизите "Отметка

            о заверении копии";

                 От  7-го положения табулятора пишут:

                 расшифровку подписи в реквизите "гриф утверждения";

                 расшифровку подписи во втором грифе согласования;

                 код предприятия, учреждения, организации по государственному классификатору предприятий и организаций;

                 код формы документа по государственному классификатору управленческой документации (ДКУД) во всех документах;

                 слово "Копия" при снятии копии с документа;

                 расшифровку подписи второго лица при подписании документа лицами

            равных должностей;

                 отметку о поступлении документа.

                 слово "Таблица" (нумерационный заголовок) в документах в виде таблицы.

 

                 ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми            центральными органами коллегиального управления с целью  разрешения  наиболее важных  и принципиальных задач,   стоящих перед данными органами  и установления стабильных норм,  правил деятельности. В отдельных случаях постановления принимают и другие органы государственной власти и  управления.

                 Текст постановления, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей. Первая включает введение, оценку положения и, при необходимости, основания для издания или ссылку на правовой акт вышестоящего органа. В постановляющей части приводят перечень предагаемых мероприятий, указывают исполнителей и сроки            исполнения.

 

                 ПОЧТОВЫЙ АДРЕС - см. Адрес.

 

                 ПРАВИЛА - документ, который регламентирует поведение, порядок            действий при выполнении работниками служебных обязанностей. Пример такого документа - правила внутреннего трудового распорядка. Выполнение правил является общеобязательным.

                 Реквизиты правил:

                 наименование предприятия;

                 коды;

                 гриф утверждения;

                 название вида документа;

                 дата;

                 индекс;

                 место составления или издания;

                 заголовок к тексту;

                 текст;

                 подпись.

                 Документ подписывает лицо, ответственное за его составление.

 

                 ПРАВИЛА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ - требования и нормы, которые регламентируют порядок создания  служебных документов.

 

                 ПРЕДЛОЖЕНИЕ - 1. Разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.  2. Письменное  заявление от имени предприятия,            адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях .  В предложении обычно указывают наименования предлагаемых товаров или     услуг, приводят            данные об их количестве            и качестве, ценах, сроках поставки товаров  или предоставления услуг, условиях платежа и     других условиях.

            3. Пожелание, рекомендация гражданина или предприятия в  отношении совершенствования  деятельности государственного или общественного органа  в области экономики и культуры, об улучшении работы государственного аппарата, учреждения, укрепления законности и развития законодательства.

 

                 ПРЕДСТАВЛЕНИЕ - документ, содержащий предложение о назначении,            перемещении или поощрении работников, а  также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам работы предприятия.

 

                 ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия, с целью разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием.

                 Приказ издается в пределах компетенции данного предприятия и является юридическим актом, обязательным для исполнения. Приказы могут быть     нормативного и индивидуального характера (по личному составу). Например, приказ, устанавливающий общие правила внутреннего распорядка - акт нормативного характера, а приказ о назначении на определенную должность - акт индивидуального характера.

                 Реквизиты приказа:

                 наимнование предприятия;

                 коды;

                 название вида документа (П Р И К А З - вразрядку);

                 дата;

                 индекс;

                 место составления или издания;

                 заголовок к тексту;

                 текст;

                 подпись;

                 визы (при необходимости);

                 фамилия исполнителя и номер его телефона.

                 Текст отдельных приказов состоит из двух частей: констатирующей и            распорядительной. Основание для реализации конкретного управленческого действия в констатирующей части  начинается со слов "в связи", "с целью",  "основание". Обычно используют существительные в творительном или родительном            падежах. Например: "В связи с переходом на новую систему оплаты труда...", "С целью совершенствования структуры системы управления..."

                 Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не            нуждаются в разъяснении, например, в приказе о распределении обязанностей между руководством. Текст такого приказа начинают с распорядительной части.

                 В приказе распорядительную   часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, напечатанным прописными буквами на отдельной строке от границы левого поля            двумя интервалами ниже констатирующей части.

                 Распорядительную часть можно делить на пункты, если исполнение            приказа  предполагает выполнение  различных по характеру действий (см.            Нумерация составных частей текста). Действия одного характера перечисляют в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие            распорядительный характер, начинают с глагола неопределенной формы, например: "Утвердить должностные  инструкции..."

                 В том случае, когда управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, то соответствующий пункт приказа начинают с указания должности и фамилии (инициалы в тексте ставят после фамилии) исполнителя в дательноми падеже. В качестве исполнителя может быть указано  структурное подразделение. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением со значением объекта   действия. Например: "1.  Председателю комиссии Петрову А.С. представить на утверждение акт..."

                 Срок указывают на отдельной строке  арабскими цифрами. Например:

            "Срок представления 19.02.04."

                      Приказами по личному составу оформляют назначения, перемещения,             увольнения работников, командировки, отпуска, поощрения, наказания.

                 В приказах  о зачислении на работу указывают:

                 должность;

                 структурное подразделение;

                 дату оформления на работу;

                 условия приема на работу (на временную, по совместительству, с            испытательным сроком);

                 особенности работы  (с возложением материальной ответственности, с неполным рабочим днем и др.).

                 При увольнении работников в приказах указывают дату и причину            увольнения.

                

                 ПРИЛОЖЕНИЕ К ДОКУМЕНТУ - может быть трех видов:

                 приложение, которое утверждается или вводится в действие соответствующим распорядительным документом;

                 приложение, поясняющее или дополняющее содержание основного документа;

                 приложение, являющееся сомостоятельным документом, направляемое с            сопроводительным или информационным письмом.

                 Приложение должно иметь все необходимые для документа элементы            (название вида,  заголовок к тексту, подписи лиц, ответственных за его содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.).

                 Приложение  к документу содержит в верхнем правом углу первого листа отметку (пишется от 5-го положения табулятора, после  40 печатных знаков от границы левого поля) с указанием названия документа, его даты и номера по форме:

 

                                                                        Приложение к _________________

 

                                                                        ______________________________

                                                                          (полное название документа)

 

                                                                        от______________N_____________

                                                                              (дата)

 

                 При наличии нескольких приложений на них проставляют порядковый            номер: приложение 1; приложение 2 и т.д. См. также Отметка о наличии приложений.

 

                 ПРИМЕЧАНИЕ - дополнительное пояснение к тексту. Его помещают непосредственно в  тексте.

                 Примечание отделяют от текста двумя интервалами. Слово "Примечание" пишут строчными буквами (первая буква прописная) от 0-го положения табулятора (граница            левого поля), затем ставят точку. Текст примечания пишут справа, столбиком через один интервал. Например:

 

            Примечание. Предприятия, имеющие схему классификации документов, включают в индекс дела классификационное обозначение.

                                                           

                 Если примечаний несколько, то слово "Примечание" пишут во множественном       числе и          после него ставят двоеточие. Пункты текста примечаний нумеруют арабскими цифрами с точкой и отделяют друг от друга двумя интервалами.

                 Если в примечании несколько пунктов и они не умещаются на одной            странице, то их переносят на следующую. Перенос текста примечаний на следующую страницу выполняют аналогично переносу текста оснований (см. Основание).

 

                 ПРОГРАММА - документ, в котором изложены основные направления работы предприятия на определенный период            времени          или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

 

                 ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА - предварительный вариант  документа, предназначенный для рассмотрения.

 

                 ПРОТОКОЛ - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

                 Реквизиты протокола:

                 название вида документа (ПРОТОКОЛ);

                 дата;

                 индекс (номер);

                 место составления (заседания);

                 гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

                 заголовок к тексту (наименование коллегиального органа, название            протоколируемого вида коллегиальной работы - собрания, совещания и др.);

                 вводная часть текста - состав присутствующих, повестка дня;

                 текст;

                 подпись председателя;

                 подпись секретаря.

                 Если не требуется полное освещение хода обсуждения вопросов, протокол может быть кратким и содержать только повестку дня, фамилии докладчиков, выступивших в            прениях, и принятые решения.

                 Датой протокола является дата проведения коллегиальной работы.

            Протоколы нумеруют в пределах календарного года.

                 Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть включает постоянную информацию (слова "председатель", "секретарь", "присутствовали") и переменную информацию (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих).

                 Слова "председатель", "секретарь", "присутствовали" пишут от 0-го           положения табулятора (граница левого поля), от 2-го положения табулятора (после 16 печатных знаков от границы  левого поля) ставят тире, затем пишут инициалы и фамилии в именительном падеже.

                 Фамилии членов коллегиального органа и приглашенных располагают в            алфавитном порядке (отдельно члены коллегиального органа, отдельно - приглашенные). Их пишут в одну строку, через один интервал. После инициалов и фамилий приглашенных указывают в скобках наименование структурного подразделения предприятия.

                 При большом количестве присутствующих (более 15) в  протоколе указывают их общее  число и          делают ссылку на прилагаемый регистрационный   лист (список).

                 Вводную часть протокола заканчивают повесткой дня.     От 0-го положения табулятора пишут "Повестка дня" и ставят двоеточие. Двумя интервалами ниже пишут с красной строки порядковые номера вопросов. Первыми располагают наиболее важные и сложные вопросы.

                 Основная часть текста протокола состоит из позиций в соответствиис пунктами повестки дня. Каждую позицию нумеруют арабскими цифрами.

            Текст позиции строится по схеме: слушали-выступили-постановили.

                 Слово "СЛУШАЛИ" пишут прописными буквами, перед словом ставят цифру с точкой, обозначающую порядковый номер вопроса, после слова            "слушали" ставят двоеточие. Фамилию и            инициалы докладчика (наименование должности указывают в повестке дня) пишут в родительном падеже с красной строки; после фамилии ставят тире и с прописной   буквы пишут содержание   доклада в форме прямой речи. Если текст  доклада   застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут:

            "Доклад  прилагается".

                 Слово "ВЫСТУПИЛИ" пишут прописными буквами, после него ставят  двоеточие. Фамилию и инициалы выступающего пишут в именительном падеже с красной строки (в скобках указывают наименование должности), затем ставят тире и с прописной буквы пишут содержание выступления. Например:

 

            ВЫСТУПИЛИ:

                 Иванов П.И. (инженер-электроник) -            краткая запись выступления.

 

                 Вопросы к докладчику и ответы на них включают в раздел "Выступили" и оформляют  в том же порядке (вместо слов "вопрос" и "ответ" пишут  фамилию и инициалы).

                 Слово "ПОСТАНОВИЛИ" пишут прописными буквами, двумя интервалами            ниже предшествующего текста. Если в постановлении содержатся различные по характеру вопросы, то его делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт пишут с красной строки.

                 Когда участник заседания, совещания имеет особое мнение по  принятому постановлению, это   мнение должно быть изложено на отдельном листе    и подписано автором. Лист прилагают к протоколу. Содержание особого мнения заносят в протокол после  записи соответствующего  постановления.

                 Разновидностью протокола является протокол разногласий. Этим документом удостоверяется отсутствие согласия по каким-либо вопросам у договаривающихся сторон. Обычно такой протокол составляется заказчиком и  содержит текст тех пунктов договора, которые он            считает            необходимым изменить.            Основные реквизиты протокола разногласий и требования к          его составлению определены законодательством.

                

                 ПРОФЕССИОГРАММА - документ, в котором описаны особенности специальности, профессии (психологические, производственно-технические, медико-гигиенические и т.п.).

 

                 ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ - совокупность и непрерывная последовательность            целенаправленных действий руководителя и аппарата управления по   согласованию            совместной трудовой деятельности для достижения  определенных результатов. Ведущая роль при этом принадлежит информационному обеспечению, особенно документальным источникам информации. Своевременный обмен информацией между производственными и функциональными подразделениями позволяет оперативно и качественно решать актуальные проблемы в различных областях производственно-хозяйственной деятельности.

 

                                                           

 


Вы можете оставить свое мнение о прочитанной статье

Внимание! В сообщении запрещено указывать ссылки на другие сайты!