Статьи \ Тема: Документирование информации \ ОБЗОР

ОБЗОР


 

                 ОБЗОР - документ, составленный с целью информации подведомственных и других предприятий о работах в той или иной области или о  деятельности группы предприятий в определенный период.

                 Обычно формуляр обзора включает следующие реквизиты:

                 название вида документа (ОБЗОР);

                 дата;

                 место составления или издания;

                 заголовок к тексту (с указанием периода времени, за который сделан обзор);

                 текст;

                 подпись.

                 В тексте указывают основание для составления документа, излагают            результаты обзора, например, приводят положительные примеры (перечисляют причины отдельных недостатков в деятельности предприятий, структурных подразделений и т.д.). Текст делят на разделы в зависимости от детализации вопроса обзора.

 

                 ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ - операция или совокупность операций преобразования информации, обеспечивающих изменение временных, количественных, качественных характеристик и носителя информации .

 

                 ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН - письменные обращения, замечания и предложения          граждан по реализации своих социально-экономических, политических, личных прав и законных интересов, а также жалобы, касающиеся их нарушения. Право граждан на            такие обращения гарантируется Конституцией Украины. Порядок направления индивидуальных или коллективных письменных обращений в органы государственной власти, местного самоуправления и должностным лицам этих органов регулируется Законом Украины "Об обращениях граждан".

                 Законом определены следующие требования, предъявляемые к письменным обращениям граждан:

                 обращения адресуются органам государственной власти и местного            самоуправления, предприятиям, учреждениям, организациям независимо от форм собственности, к компетенции которых относится разрешение поставленных в обращении вопросов;

                 в обращении должны быть указаны фамилия, имя, отчество, место жительства гражданина, изложена суть поставленного вопроса;

                 в письменном обращении должна быть  подпись заявителя и указана дата.

                 Обращения, оформленные без  соблюдения этих  требований, возвращаются заявителю с соответствующими разъяснениями. Кроме того, не  подлежат рассмотрению обращения, в которых не указано место жительства, не  подписанные авторами, а            также такие, из  которых   невозможно установить авторство. Такие обращения признаются анонимными.

                 Не рассматриваются также повторные обращения в одни и те же органы одного и того же гражданина по одному и тому    же вопросу, если первоначальное обращение рассмотрено по существу.

                 Обращения рассматриваются и разрешаются в срок не более одного            месяца со дня их поступления. Те из них, которые не требуют дополнительной            проверки, рассматриваются незамедлительно или не позднее 15 дней со дня их получения. Если в месячный срок решить поставленные в обращении вопросы невозможно, срок его рассмотрения может быть продлен до 45 дней.

                 Если вопросы, поставленные в обращении, не входят в компетенцию            предприятия (учреждения, организации), то такое обращение должно быть            направлено надлежащему адресату в срок не более 5 дней с момента поступления обращения.

                 См. также Заявление.

 

                 ОПЕРОГРАММА - одна из разновидностей таблично-графического            отображения последовательности управленческих и производственных операций.

            В таблично-графическом виде изображаются обычно по горизонтали слева            направо исполнители (отделы, участки, цехи, оборудование, рабочие места и т.п.); по вертикали сверху вниз  -   последовательность выполняемых операций .

 

                 ОПИСЬ - 1.  Юридически оформленный перечень  документов. 2. Архивный справочник,  предназначенный для учета и раскрытия содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда.

 

                 ОПИСЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ - ведомость, перечень имущества предприятия или  лица с указанием выявленного количества, состояния предметов и их стоимости.

 

                 ОПТИМИЗАЦИЯ - процесс нахождения такого состояния системы, при котором обеспечивается достижение максимума или минимума значений каких-либо функций системы. Оптимизация системы управления производством заключается, например, в таком совершенствовании элементов или процесса функционирования системы, при котором она достигает наилучших результатов деятельности: минимум затрат - максимум выпуска продукции.

 

                 ОРГАГРАММА      - график, выражающий организационные отношения в производстве            (структуры, связи, взаимоотношения) без            их количественной характеристики. Оргаграмму относят к типу            моделирующих графиков и            применяют в основном            для моделирования структур и процессов.

 

                 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ (ОРД) – подсистема управленческой документации, обеспечивающая выполнение организационной и распорядительной функций управления.

                 ОРД служит  средством организации и регулирования процессов            управления; играет ведущую роль в управленческой работе и представляет одну из важнейших и самую большую систему документации.

                 Документы, входящие в ОРД, условно подразделяют на пять составных            групп:

                 организационные (уставы, положения, инструкции, правила, штатные

            расписания);

                 распорядительные (постановления, решения, распоряжения, приказы,

            указания);

                 справочно-информационные (письма, телеграммы, телефонограммы, докладные   и объяснительные записки, справки, договоры, акты и т.п.);

                 по личному составу  (приказы по личному составу, личные дела, характеристики, заявления и др.);

                 предложения, заявления и жалобы граждан.

                 Организационно-распорядительные документы оформляют в строгом соответствии с формуляром-образцом (см. Формуляр-образец).

 

                 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - организация документооборота, формирование дел, хранение служебных документов и пользование ими в текущей            деятельности предприятия.

                 Сюда входят:

                 прием, регистрация, распределение, рассмотрение документов;

                 обработка и отправка исходящих документов;

                 контроль исполнения документов;

                 составление номенклатуры и формирование дел, подготовка дел к            хранению и использованию, справочно-поисковая работа.

 

                 ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА - 1. Экземпляр документа, который первым приобретает юридическую силу; первоначальный экземпляр документа.

            2. Экземпляр документа,  являющийся исходным материалом для копирования.

 

                 ОСНОВАНИЕ - ссылка на документ, служащий основанием к созданию            данного  документа; чаще  всего применяется в приказах по личномусоставу, в актах, в приказах по основной деятельности.

                 Основание отделяют от текста двумя интервалами. Слово "Основание"            пишут строчными            буквами            (первая          буква прописная) от 0-го положения та            булятора (граница левого поля),            затем ставят двоеточие. Текст основания пишут справа, столбиком через один интервал. Например:

 

            Основание: докладная записка старшего инженера-технолога

                           К. А. Журавлева.

 

                 Если оснований несколько, то слово "Основание" пишут во множественном числе. Пункты текста оснований нумеруют арабскими цифрами с точкой и отделяют друг от друга двумя интервалами.            Например:

 

            Основания: 1. Докладная записка начальника механо-сборочного цеха

                           В. А. Денисова.

 

                           2. Объяснительная записка мастера цеха Н. П. Сидоренко.

 

                 Если все основания не умещаются на одной странице, то их переносят на следующую. Переносить только один пункт не рекомендуется. Если  он не умещается            на странице или            не остается места для реквизита            "подпись", то переносят на следующую страницу 2 - 3          строки текста.

 

                 ОТЗЫВ - документ, содержащий обоснованное мнение предприятия или            специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.

                 Реквизиты отзыва:

                 название вида документа (О Т З Ы В            - вразрядку);

                 дата;

                 заголовок к тексту;

                 текст;

                 отметка о наличии приложения (если   оно есть);

                 подпись.

                 Текст включает введение, в котором дается общее представление о        материале, краткое изложение сущности работы и заключение с предложениями, оценкой и критическими замечаниями.

                 Отзыв подписывает исполнитель. Коллективный отзыв подписывают            должностные лица и специалисты.  В случае необходимости подписи удостоверяют печатью.

                 Сопроводительное письмо к отзыву, если оно составлено, подписывает руководитель предприятия.

 

                 ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ - реквизит документа; размещается тремя            интервалами ниже реквизита "подпись" и включает            заверительную надпись            "Верно", должность, подпись и расшифровку подписи заверяющего лица, дату заверения (см. Копия            документа).

 

                 ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ - реквизит документа; его проставляют словом            "Контроль", буквой "К" на левом            поле первого листа документа, подлежащего контролю, в зоне, ограниченной прямоугольником. Если документ выполнен не на унифицированном бланке, то        его проставляют            на левом поле на уровне реквизита "заголовок к тексту" в документах формата А4 или на уровне первых строк реквизита "текст" в документах формата А5. Отметку о            контроле желательно выделять цветом - красным, зеленым и т.д.

 

                 ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЙ - реквизит документа; размещается            двумя интервалами ниже реквизита "текст". Оформляется также как     и основание (см. Основание).

                 Если документ имеет приложение, упомянутое в тексте, то отметку о            наличии приложения оформляют сокращенно:

 

            Приложение: на 3 л. в 2 экз.

 

                 Название приложения в тексте документа должно соответствовать названию самого приложения.

                 При наличии нескольких приложений их перечисляют в  той последовательности, в какой они упоминаются в тексте, с указанием количества            листов в каждом            приложении и количества            их экземпляров.            Между пунктами приложений делают два интервала. Например:

 

            Приложения: 1. Справка о выполнении заказов на полиграфические услуги

                            за декабрь 2006 г. на 2 л. в 1 экз.

 

                            2. График работы операторов            копировально-множительного

                            центра на январь 2007 г. на        1 л. в 1 экз.

 

                 Если пункты приложений не умещаются на одной странице, то их переносят на следующую. Перенос текста приложений на следующую страницу выполняют аналогично переносу текста оснований (см. Основание).

                 Если к документу прилагается документ с приложением, то отметку о            наличии            приложения делают по следующей форме:

 

            Приложение: письмо ООО "Финарт"            от 12.02.04 N 12/4 и приложение            к нему,       всего на 4 л. в            1 экз.

 

                 Если приложение сброшюровано, то количество листов            не указывают.

                 См. также Приложение к документу.

 

                 ОТМЕТКА О ПЕРЕНОСЕ   ДАННЫХ НА МАШИННЫЙ НОСИТЕЛЬ - реквизит документа; ставится в тех случаях, когда данные документа переносятся в память компьютера, на магнитный или оптический диск либо другие носители с целью последующей обработки информации. Включает запись "информация перенесена на машинный носитель" или сокращенно "МН", подпись лица, ответственного за перенос данных и дату переноса. Реквизит размещают на последней странице документа в нижнем правом углу от 5-го положения            табулятора (после 40 печатных знаков от границы            левого поля).

            Например:

 

                                                                        Информация перенесена

                                                                        на машинный носитель

                                                                        В.А. Терехова 12.01.07

                                                           

                 ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА - реквизит документа; проставляется справа в нижней части первого листа документа от руки или регистрационным штампом. Содержит дату поступления и регистрационный индекс  документа (см. Индекс, Номер документа входящий).

 

                 ОТМЕТКА ОБ  ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО - реквизит документа; свидетельствует о том, что работа над документом завершена и содержит            следующие данные: слова  "В дело" и индекс дела, в которое должен быть подшит документ; краткую справку об исполнении, если

            отсутствует документ, подтверждающий это; дату; подпись руководителя

            структурного подразделения или исполнителя; расшифровку   подписи        (от

            3-го положения табулятора - после 24 знаков от границы левого поля).

            Например:

 

 

            В дело N 3-14.

            Дано устное разъяснение.

            13.02.04                      А. Н. Иванов

 

                 Реквизит размещают  в левой нижней части первого листа документа.

 

                 ОТПУСК ДОКУМЕНТА - копия исходящего документа, которая остается            у адресанта. См. Копия документа.

 

                 ОТЧЕТ - документ, содержащий сведения о выполнении            плана, задания, поручения,            подготовке и проведении            мероприятий, представляемый вышестоящему должностному лицу или направляемый            другому            предприятию.

                 Реквизиты отчета:

                 наименование предприятия;

                 коды;

                 название документа            (О Т Ч Е Т - вразрядку);

                 дата;

                 место составления или издания;

                 заголовок к тексту;

                 текст;

                 подпись;

                 печать.

                 На            отчетах, используемых внутри предприятия, печать не ставят.

 

                 ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА - фиксирование реквизитов документа.

 

                 ОФОРМЛЕНИЕ МАШИНОПИСНОЙ СТРАНИЦЫ -  заполнение машинописной            страницы текстовым,  цифровым или смешанным материалом.

                 Машинописная страница имеет четыре  поля:

                 левое поле  - 20 мм       (8 печатных знаков), служит для подшивки документа в    дело или для брошюровки;

                 правое поле - не менее 8 мм (3 - 4 печатных знака), обеспечивает            сохранность документа;

                 верхнее поле - не менее 10  мм;

                 нижнее поле - не менее 8 мм.

                 При печатании текста на оборотной стороне листа правое и левое поля листа меняются: правое поле становится равным 20 мм, левое должно быть не менее 8 мм. Отклонение от вертикали правого поля не должно  быть более 2 - 3 печатных знаков.

                 Нумерацию страниц начинают со второй. Номер страницы проставляют            посредине верхнего поля    листа от 4-го положения табулятора (после 32 печатных знаков  от границы левого поля) арабскими цифрами без каких- либо дополнительных знаков. Расстояние от номера страницы до текста -  два интервала. Если текст печатают с двух сторон, то нечетные номера  проставляют на лицевой стороне, а четные - на оборотной.

                 При переходе на следующую страницу не рекомендуют:

                 отрывать одну строку или слово от предыдущего абзаца;

                 начинать одну строку нового абзаца  на заканчивающейся странице -            лучше начать новый абзац на другой станице;

                 начинать в  конце строки слово с переносом - лучше перенести это слово на другую страницу.

 

                 ОФОРМЛЕНИЕ  СНОСКИ - размещение части текста в конце страницы с отделением ее от основного текста отчеркивающей линией. Для связи   сноски            с текстом служат знаки сноски. В том месте текста, где нужно сослаться  на какой-либо источник или которое требует примечания или комментария, ставят знак сноски - арабскую цифру или звездочку. В начале самой сноски повторяют тот же знак.

                 Знак "звездочка" (на пишущей машине обозначают строчной буквой            "х") употребляют в цифровых работах и когда на странице не больше трех сносок.           При использовании в качестве знака сноски арабских цифр            нумерация сносок может быть            постраничной (в            пределах одной страницы) и   сквозной (через            весь документ).            Знаки сносок должны быть единообразными на протяжении всего документа.

                 В основном  тексте пробел между словом и знаком сноски не делают,  после знака пробел обязателен. Знаки препинания ставят после знака сноски. В тексте сноски с красной строки ставят знак сноски, делают пробел и пишут текст с прописной буквы.

                 Отчеркивающую линию, отделяют от основного текста двумя интервалами и делают длиной в 15 печатных знаков. Текст сноски отделяют от отчеркивающей линии двумя            интервалами и пишут его  через один интервал.

            Если на  странице несколько сносок, то каждую сноску отделяют двумя интервалами.

                 Все сноски  пишут на той странице, к которой они относятся.Не рекомендуют разрывать сноски и переносить их со страницы на страницу.

                 Библиографические ссылки: если источник один, то ссылку оформляют в конце  работы под чертой аналогично сноскам.

 

                 ОФОРМЛЕНИЕ  ССЫЛКИ - размещение в тексте ссылки на какой-либо документ с соблюдением следующего порядка указания реквизитов: наименование вида документа;   наименование предприятия, издавшего документ; дата; номер; заголовок к тексту            документа, на который ссылаются (если он есть).

            Например: "Согласно письму завода "Электробытприбор" от            10.02.04

            N 16/4 "О поставке холоднокатанной стали..."

 

                                                           


Вы можете оставить свое мнение о прочитанной статье

Внимание! В сообщении запрещено указывать ссылки на другие сайты!