Статьи \ Тема: Документирование информации \ НАЗВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА

НАЗВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА


 

 

                 НАЗВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА - реквизит всех документов, кроме письма. Название вида документа пишут прописными буквами.

 

                 НАИМЕНОВАНИЕ МИНИСТЕРСТВА, ДРУГОГО ЦЕНТРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ; НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ, УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ; НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ - реквизиты документа. Их указывают в строгом соответствии с положением (уставом) о министерстве, ведомстве, предприятии, положением о структурном подразделении, штатным расписанием и другими официальными документами.

 

                 НАКЛАДНАЯ - документ, которым оформляют прием и отправку груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

 

                 НОМЕНКЛАТУРА - перечень наименований.

 

                 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - обязательный для каждого предприятия систематизированный и проиндексированный список наименований дел с указанием            сроков их хранения.

                 Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и            является учетным документом в архиве предприятия для дел временного (до 10 лет включительно)хранения.

                 Основным принципами классификации документов при составлении номенклатуры являются:

                 единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов;

                 применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений и добавлений;

                 стабильность индексов дел, сохранение за номенклатурой функции учета документов.

                 Номенклатуру дел составляют на основе устава, положения о предприятии, а также должностных инструкций, номенклатуры дел истекшего года и т. п. Сводную номенклатуру дел, отражающую документы всего предприятия, готовят на основе номенклатур дел структурных подразделений. Ее разрабатывают по структурному признаку (разделами служат названия структурных подразделений  предприятия) или производственно-отраслевому признаку (разделами служат основные направления производственно-хозяйственной деятельности). Названия дел в номенклатуре располагают по степени важности группируемых документов, по каждому делу  проставляют конкретные сроки хранения, каждому делу присваивают строго определенный индекс.

                 Номенклатуру дел структурного подразделения составляют на основе            изучения документов по всем вопросам его деятельности.

 

                 НОМЕР ДОКУМЕНТА ВХОДЯЩИЙ - регистрационный номер документа, присваиваемый получателем (см. Отметка о поступлении, Индекс).

 

                 НОМЕР ДОКУМЕНТА ИСХОДЯЩИЙ - регистрационный номер документа, проставленный отправителем (см. Индекс).

 

                 НОМЕР ТЕЛЕФОНА - составная часть реквизитов документа. При указании номеров телефонов отделяют пробелами справа налево по две цифры:

            33 83 60. Семизначные номера пишут так:      238 36 81.

 

                 НОМОГРАММА - расчетный график, служащий средством вычисления результатов при различных комбинациях частных значений переменных, от которых зависят эти результаты. Номограмму используют для быстрого определения величины показателя в зависимости от значения некоторых переменных без выполнения дополнительных расчетов.

 

                 НОРМЫ - документ, содержащий сведения об установленных величинах            чего-либо (нормы выработки, нормы выдачи чего-либо) .

 

                 НОРМАТИВ - документ, содержащий показатели затрат времени,           материальных или денежных ресурсов, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.) изготовляемой продукции.

 

                 НОСИТЕЛЬ ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ - материальный объект, основная функция которого - сохранять и передавать документную информацию .

 

                 НОТАРИАТ - система государственных и частных органов, на которые            возложено удостоверение  договоров и других сделок, оформление наследственных прав, совершение исполнительных надписей, удостоверение верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах,  верности перевода документов с одного языка на другой и иных нотариальных действий.

                 В населенных пунктах, где нет государственных или частных нотариальных контор, нотариальные действия осуществляют исполкомы местных Советов. Нотариальные действия за границей осуществляют консульские учреждения Украины.

 

                 НУМЕРАЦИЯ СОСТАВНЫХ ЧАСТЕЙ ТЕКСТА - нумерация разделов, подразделов, пунктов, подпунктов; выполняется арабскими цифрами. Число, обозначающее порядковый номер отделяют от текста точкой, после которой обязательно делают пробел. Если на одной странице пишут несколько, например десять или более пунктов, то возросшее на разряд число сдвигают на один знак левее.

                 При цифровой нумерации в определенной последовательности нумеруют            разделы, подразделы, пункты и подпункты. Каждая часть включает отделенные точкой номера предыдущих по нисходящей линии. Эта система получила название индексационной            нумерации. Возросший на одну цифру с точкой порядковый номер пункта сдвигают на два знака левее. Например:

                         1. Документирование управленческой работы.

                   1.1. Основания издания документов.

                   1.2. Унификация документов.

                   1.3. Правила составления и оформления документов.

                 1.3.1. Построение текста.

                 1.3.2. Нумерация составных частей текста.

                 Индексационная система нумерации имеет следующие преимущества перед сквозной и пораздельной:

                 позволяет строго и четко членить текст документа на составные части;

                 сокращает текст за  счет исключения  связующих слов и словосочетаний (примерно на 5%);

                 упрощает технику работы над объемным текстом: при исключении или            вставке нескольких рубрик нумерация остальных изменяется только в пределах некоторых  разделов;

                 облегчает подготовку текста документа в том случае, когда этим занимается одновременно несколько составителей, которым неизвестно количество всех подразделов;

                 представляет возможность при ответе на документ ссылаться на его            конкретные пункты, разделы, избегая повторения отдельных его частей, и,

            следовательно, экономить время и бумагу;

                 создает предпосылки для выборочного считывания информации с документов с помощью компьютерной техники.

 

                 НУМЕРАЦИЯ СТРАНИЦ - см. Оформление машинописной страницы.

 

 


Вы можете оставить свое мнение о прочитанной статье

Внимание! В сообщении запрещено указывать ссылки на другие сайты!