Статьи \ Тема: Документирование информации \ КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИОННАЯ

КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИОННАЯ


 

 

                 КАНЦЕЛЯРИЗМЫ И АРХАИЗМЫ - сложные громоздкие фразы, обороты с устойчивой архаической структурой, фразеологические сочетания (см. Фразеологизм); устаревшие слова.

                 Канцеляризмы и архаизмы "засушивают" речь, делают ее казенной,           невыразительной, "суконной". Перечисленным ниже распространенным канцеляризмам и архаизмам в современной документации предложена замена.

                 Безотлагательно - немедленно; впредь - в дальнейшем; всемерное           содействие - полное содействие,  помощь; воспрещается - запрещается;            вышеизложенное - указанное выше; в целях - для,   с целью; досконально - точно; изрядно - сильно; ибо - потому что, так как; коль скоро - когда, если; настоящим предлагается, сообщается - предлагаем, сообщаем; на предмет - для; надлежит - следует; на обозрение - на            просмотр; не            преминуть - не забыть; оповещаем - сообщаем; по           поводу Вашей просьбы - о Вашей просьбе, по Вашей просьбе; по принадлежности - по назначению; подобает - следует; приложение упомянутое - не писать слово упомянутое"; причитается - следует; приобщить к делу - приложить к делу; принимая во внимание все вышеизложенное, просим - просим; представляем при сем  - направляем, прилагаем; препровождаем - направляем, прилагаем; предваряю - предупреждаю; свободная            вакансия - вакансия; сугубо - исключительно; с подлинным верно - копия или выписка верна, верно; сызнова - снова; считаем возможным ходатайствовать - просим; таковой - такой; ходатайство - просьба; якобы - как будто.

                 Не  принято  также употреблять в документах такие словосочетания, как: в ожидании            Вашего ответа; в просьбе моей прошу не отказать; поднять на           должную высоту.

 

                 КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИОННАЯ -  карточка, предназначенная для регистрации документов на предприятии.

 

                 КАРТОЧКА ЛИЧНАЯ - документ по составу и учету кадров.

 

                 КАТЕГОРИЯ ЧИСЛА ИМЕН СУЩЕСТВИТЕЛЬНЫХ:

                 1.            Форму множественного числа используют в случаях, когда множество чего-либо мыслится как внутренне расчлененное, поддающееся количественному измерению, состоящее из отдельных самостоятельных единиц.

            Например: Выпуск приборов намечен на 2007 год.

                 2.            Форму единственного числа используют в распределительном значении, показывающем, что одинаковые предметы (обозначаемые формой единственного числа, несмотря на их множество) находятся в одинаковом отношении к каждому из группы других предметов (обозначаемых формой множественного числа). Например: Денежной премией были поощрены работники, добившиеся высоких трудовых показателей.

 

                 КЛАССИФИКАТОР УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ - классификатор,           предназначенный для научной систематизации документации. С его помощью осуществляется распределение видов документов по отдельным унифицированным системам            документации.

 

                 КОД ПРЕДПРИЯТИЯ, УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ ПО ГОСУДАРСТВЕННОМУ КЛАССИФИКАТОРУ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ - реквизит документа; располагается в правой верхней части документа и предназначен для его автоматизированной обработки.

                 В бланке для письма этот реквизит размещают выше реквизитов "Дата" и "Индекс".

                 КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА ПО ГОСУДАРСТВЕННОМУ КЛАССИФИКАТОРУ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (ДКУД) - реквизит документа; располагается в правой верхней части документа и предназначен для его автоматизированной обработки.

 

                 КОММЕНТАРИЙ - статья, речь, интервью, содержащие оценку и разъяснение каких-либо событий.

 

                 КОМПОЗИЦИЯ ДОКУМЕНТА - способ формализациисостава информации,            содержащейся в документе.

 

                 КОМПОЗИЦИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА - последовательность расположения составных частей текста документа.

                 Например, композиция служебного письма, содержащего запрос, будет            такой: обоснование актуальности запроса; содержание запроса; ожидаемый            результат, если запрос будет удовлетворен; формулирование гарантии.

                 До составления документа вырабатывают логическую схему его            содержания (см. Текст документа). При этом можно использовать в качестве аналога            документ, составленный ранее.

                 См. также Структура текста документа.

 

                 КОНСТРУКЦИИ ВВОДНЫЕ - вводные слова и обособления.

                 Вводные слова - это слова, формально не связанные с другими словами в предложении, не являющиеся  членами предложения и выражающие отношение говорящего к высказываемому.

                 Обособления - смысловые выделения второстепенных членов с целью            придать им известную синтаксическую самостоятельность в предложениях.

            Обособленные члены уточняют высказываемую мысль, конкретизируют            описание действия, дают более углубленную характеристику лицу или предмету.

            На письме обособленные члены отделяются или выделяются знаками препинания (запятыми, реже посредством тире). Удачно найденные  вводные слова,  кстати сделанное обособление снимают напряженность тона изложения. Например:

                 Просим выслать имеющийся на Вашем предприятии материал.

                 Эта же фраза с вводным словом:

                 Просим выслать материал, по-видимому, имеющийся на Вашем предприятии.

                 С помощью обособления можно указать на связь с предшествующей перепиской и тем самым передать характер хорошей осведомленности о затронутом вопросе. Например:

                 Как Вам уже известно, мы заинтересованы в Ваших новых приборах ...

 

                 КОНСТРУКЦИИ ВСТАВНЫЕ - слова, словосочетания и предложения.

                 Вставные конструкции вносят в предложение дополнительные сведения, попутные замечания, уточнения, пояснения, поправки. Они не могут находиться в начале предложения. Внутри основного предложения вставные конструкции обособляются более значительными паузами, чем вводные конструкции; на письме выделяются тире или скобками.

                 В отличие от вводных, вставные конструкции не выражают отношения к            высказываемому, не указывают на его источник, на связь с другими сообщениями и т.д.

                 Например:

                 Организационные проблемы сравнимы по значению с проблемами            производственными - техническими и технологическими - и зачастую их приходится решать одновременно.

 

                 КОНТРАГЕНТ - сторона в договоре, обязательстве; партнер по           хозяйственным связям.

 

                 КОНТРАКТ - трудовой договор найма, заключаемый между предприятием и работником, согласно которому работник обязуется выполнять определенные обязанности, а предприятие берет   на себя обязательства создавать необходимые для работы условия, выплачивать денежное вознаграждение и предоставлять социальноытовые блага.

                 См. также Договор.

 

                 КОПИЯ АРХИВНАЯ - полное воспроизведение всего текста архивного           документа, заверенное архивом.

 

                 КОПИЯ ДОКУМЕНТА - документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания  или документной информации другого документа и в отдельных случаях - некоторых  его внешних признаков (формат, состояние сохранности, элементы художественного оформления и защиты).

                 При изготовлении копии не на бланке, при снятии ее полностью           воспроизводят текст бланка подлинника. Отметку "Копия" проставляют от 7-го положения табулятора (после 56 печатных знаков от границы левого поля) в  верхнем  правом углу первого листа.

                 Копию документа заверяют проставлением тремя интервалами ниже реквизита "Подпись" заверительной надписи "Верно", наименование должности работника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

                 Слово "Верно" пишут от 0-го положения табулятора (граница левого поля) без кавычек строчными буквами (первая буква - прописная). Наименование должности работника, заверившего копию, пишут двумя интервалами ниже   от 0-го положения табулятора, а расшифровку подписи - от 6-го положения табулятора (после 48 печатных     знаков от границы левого поля). Дату пишут  от 0-го положения табулятора ниже наименования должности, например:

 

            Верно

 

            Инспектор        (личная подпись)                    В. И. Петрова

            10.02.04

 

                 При оформлении копий документов, касающихся прав и  интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку, кому и когда она  выдана,  а на самой копии - отметку о том, что подлинник хранится в данном предприятии. Все  реквизиты копий оформляют так же, как и реквизиты документов.

                 Копию изготовляют и выдают с разрешения руководителя предприятия или руководителя соответствующего структурного подразделения. Предприятие может засвидетельствовать копию только тех  документов, которые созданы на самом предприятии. Однако, при разрешении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел рабочих, ИТР и служащих разрешается изготовлять копии документов, выданных другими предприятиями и необходимых для решения  соответствующих вопросов.

                 При пересылке копии в другое предприятие или выдаче на руки отдельным         лицам на ней проставляют печать.

                 Различают также три разновидности копий: отпуск, выписка и дубликат. "Отпуск - это полная копия  отправленного куда-нибудь подлинника, оставшаяся у отправителя". Выписка - копия части документа, заверенная в установленном порядке. Дубликат - повторный экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с  ним юридическую силу.

                 В отпуск вносят все исправления, сделанные            при подписании подлинника. На отпуске документа дату     и должность работника, заверившего отпуск, не указывают, а только ставят слово "Верно" и подпись. Текст бланка можно не воспроизводить; на его месте проставляют дату и регистрационный индекс.

                 При оформлении выписок пишут название вида (выписка из приказа;            выписка из протокола). Выписки из приказов обязательно содержат констатирующую часть, выписки из протоколов - вводную часть (включая повестку дня), а затем - дословную запись    содержания пунктов (абзацев).

 

                 КОПИЯ ДОКУМЕНТА НЕЗАВЕРЕННАЯ - копия документа, в которой нет реквизитов, придающих ей юридическую силу    (см. Копия документа, Отметка о заверении копии).

 

                 КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ - переписка предприятий между собой и с отдельными лицами при соблюдении установленных правил ее ведения. В отличие от личной корреспонденции ее называют служебной или деловой (см. Переписка служебная).

 

                 КУЛЬТУРА РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - составная часть культуры управления - комплексной, обобщающей характеристики управленческого труда, отражающей его качественные черты  и особенности.

                 В документировании управленческой информации под культурой работы с документами понимается:

                 строгое соблюдение  установленных требований по оформлению организационно-распорядительных документов, отсутствие неоправданного дублирования содержащихся в них данных; применение современных средств организационной техники;    эстетическое оформление документов;стилистика  деловой переписки, резолюций.

 

 

 

 

 

 

 


Вы можете оставить свое мнение о прочитанной статье

Внимание! В сообщении запрещено указывать ссылки на другие сайты!