Статьи \ Тема: Документирование информации \ ИЗДАТЕЛЬ

ИЗДАТЕЛЬ


 

                  ИЗВЕЩЕНИЕ - документ, информирующий о предстоящем мероприятии           (заседании, собрании и т. д.) и предлагающий принять в нем участие.

 

                 ИЗДАТЕЛЬ ДОКУМЕНТА  - предприятие или лицо, издавшее и подписавшее            документ (или засвидетельствовавшее другим образом) и взявшее тем самым на себя ответственность за его содержание.

 

                 ИЗОБРАЖЕНИЯ НАГРАД - реквизит документа. Изображения наград размещают ниже эмблемы предприятия или рядом с ней.

 

                 ИНВЕРСИЯ - намеренная перестановке слов с целью подчеркнуть смысловую значимость какого-либо слова.

 

                 ИНДЕКС - реквизит документа, цифровое или алфавитно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его  регистрации.

                 Другими словами, индекс - это условное обозначение, присваиваемое           документу в процессе учета (регистрации) и исполнения. Наиболее употребительна цифровая система индексации.  Индекс состоит из следующих составных частей: индекса структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Например, регистрационный индекс 3-12/24 включает:

                 3 - индекс   структурного подразделения;

                 12            - индекс (номер) дела по номенклатуре;

                 24            - порядковый номер исходящего документа.

 

                 ИНДЕКС ДЕЛА - цифровое или алфавитно-цифровое обозначение дела в            номенклатуре дел, которое фиксируют на обложке дела.

 

                 ИНДЕКС ОПЕРАТОРА (МАШИНИСТКИ) - как правило, первые прописные буквы его имени и  фамилии. Индекс, а также количество отпечатанных оператором экземпляров и дату печатания допускается указывать ниже реквизита "фамилия исполнителя  и номер его служебного телефона". Например:

 

            Сотников 33 84 13

 

            ВС  4  09.01.07

 

                 ИНДЕКС ПРЕДПРИЯТИЯ СВЯЗИ, ПОЧТОВЫЙ И ТЕЛЕГРАФНЫЙ АДРЕС, НОМЕР ТЕЛЕФОНА, НОМЕР ТЕЛЕТАЙПА (АБОНЕНТСКОГО ТЕЛЕГРАФА), НОМЕР СЧЕТА В БАНКЕ - реквизит документа, полностью указывается только на бланке для писем.

            При его оформлении указывают несколько номеров телефонов (приемная,            бухгалтерия и т. п.) и все номера счетов в банке.

                 При указании номера счета допускается использовать сокращения:

                 Р. сч. N 26038900276458 в Мариупольском отделении Укрсоцбанка.

                 Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресе            предприятия должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи.

                 См. Адрес.

 

                 ИНДЕКСАЦИЯ - проставление индексов, которые присваиваются документам во время регистрации и указывают на место составления, исполнения и хранения документов.

 

                 ИНСТРУКЦИЯ - правовой акт, издаваемый предприятием (или утверждаемый его руководителем) с целью установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятия (его подразделений и служб, должностных лиц).

                 Наличие инструкций  позволяет упорядочить работу аппарата управления, поскольку снимает неопределенность     в вопросах о том, как, каким образом должна выполняться та или иная работа, строиться процесс реализации той или иной функционально специализированной деятельности.

                 Инструкция  содержит следующие реквизиты:

                 наименование предприятия;

                 коды;

                 название вида документа (ИНСТРУКЦИЯ);

                 дата;

                 индекс;

                 место составления или издания;

                 гриф утверждения;

                 заголовок к тексту;

                 текст;

                 отметка о наличии приложения (если   оно есть);

                 подпись;

                 гриф согласования (в необходимых случаях);

                 визы.

                 Текст инструкции излагают по пунктам. Он может начинаться с раздела "Общие положения", в котором указывают цели и причины издания инструкции, область ее распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. Текст этого документа должен быть кратким, точным и понятным, так как инструкция предназначена для постоянного пользования. В тексте инструкции употребляют слова: должен, обязан, необходимо, не допускается, следует.

                 Должностные инструкции, разрабатываемые внутри предприятия  для            должностных лиц, инженерно-технических работников, служащих, устанавливают права и обязанности работников, круг их задач, личную ответственность и т.д. После            утверждения руководителем (или коллегиальным органом) они становятся           нормативными актами, обязательными для определенного круга лиц (см. Инструкция должностная).

                 Появлению любой новой инструкции должно предшествовать изучение            объекта ее применения.

 

                 ИНСТРУКЦИЯ ДОЛЖНОСТНАЯ - документ, определяющий организационно-            правовое положение работника и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

                 Инструкция содержит следующие реквизиты:

                 наименование предприятия;

                 коды;

                 название вида документа (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ);

                 дата;

                 индекс;

                 место составления или издания;

                 гриф утверждения;

                 заголовок к тексту;

                 текст;

                 подпись;

                 визы.

                 Должностные инструкции работников предприятия, как правило, утверждает руководитель этого предприятия.

                 Структура текста должностной инструкции работника включает следующие разделы:

                 общие положения;

                 функции;

                 должностные обязанности;

                 права;

                 ответственность;

                 взаимоотношения (связи по должности).

                 В инструкции указывают основные задачи работника, требования к его практическим знаниям, необходимым для выполнения должностных обязанностей, называют должности сотрудников, которыми руководит данный работник, указывают нормативные    материалы, которыми он руководствуется в своей деятельности, степень его подчиненности. В отдельных случаях предусматривают требования к практическому стажу работы.

 

                  ИНТЕГРИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОБРАБОТКИ ДАННЫХ (ИСОД) -  система, предусматривающая применение компьютеров, оргтехники и современных методов обработки информации. Основная цель разработки и функционирования ИСОД            заключается в оперативном и качественном исполнении управленческих решений. Необходимое и принципиально важное условие эффективной работы ИСОД - использование локальной компьютерной сети, которая обеспечивает передачу информации по запросам    руководителей и  специалистов.

 

                 ИНТЕРВАЛ МЕЖСТРОЧНЫЙ - расстояние между основаниями смежных строк            машинописного текста. Стандартный межстрочный интервал равен 4.25 мм.

 

                 ИНТЕРПРЕТАЦИЯ - изложение смысла нормативного акта, решения в иной форме, иными словами, не изменяющими его сущность. Цель интерпретации - раскрытие           содержания отдельных положений или решения в целом с учетом различных сторон          проблемы.

 

                 ИНФОРМАТИВНОСТЬ - количество информации, которое извлекает из документа  определенный потребитель документа, характеристика, показывающая во всех случаях способность данных служить средством получения информации.

                 Сообщение тем информативнее, чем больше сведений в нем передается с помощью определенного  количества символов, знаков или чем меньшее количество их требуется для передачи определенных  сведений. В документировании  повышение информативности достигается применением графиков, чертежей, таблиц и формул вместо словесных описаний, лаконичностью формулировок текстов деловой переписки, грамотным применением аббревиатуры, сокращений наименований единиц измерения и т.п. Повышение информативности документов - одно из проявлений культуры управления.

 

                 ИНФОРМАТИКА - научная дисциплина, предметом исследования которой            являются процессы преобразования, хранения и распространения документируемой информации.

 

                 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ - совокупность методов и средств сбора, обработки, хранения и выдачи информации работникам по разработанной схеме или в    соответствии с их запросами.

 

                 ИНФОРМАЦИЯ - сведения, содержащиеся в конкретном высказывании и            представляющие собой объект передачи, хранения, переработки, воспроизведения. Информация является основой управления. Качество информации (полнота, полезность, ценность, достоверность и т.д.) существенно влияет на качество всего процесса управления, в том числе на качество принимаемых решений.

                 Основной носитель информации в управлении - документ, через который опосредствуется управленческая деятельность по подготовке, принятию и реализации управленческих решений.

 

                 ИНФОРМАЦИЯ ДОКУМЕНТНАЯ - вся информация документа:  содержание,            оттиски  печатей, штампов, регистрационные номера (индексы), резолюции, подписи, другие реквизиты и служебные отметки, а также маргиналии (заметки или примечания, помещенные на полях документа), филиграни (водяные знаки на бумаге), элементы бланка и           защиты.

 

                 ИНФОРМАЦИЯ ЦИФРОВАЯ - см. Число, Числительное количественное, Числительное порядковое.

 

                 ИСКЛЮЧЕНИЕ ИЗ ПРАВИЛ - отклонение от порядка функционирования, установленного для звеньев системы или системы данного вида. В отличие от нарушения должно быть специально оговорено в правилах или санкционировано до момента осуществления.

                 Исключение из правил оправдано, когда ситуация, для которой данное правило предназначено, не совпадает со сложившейся и требующей мер в области возможных (допустимых) решений ситуацией, на которую не распространяется действие,           ограниченное (в пространстве и времени) объективной закономерностью, лежащей   в основе данного правила.

 

                                                           

 


Вы можете оставить свое мнение о прочитанной статье

Внимание! В сообщении запрещено указывать ссылки на другие сайты!