Статьи \ Тема: Управление предприятием \ ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ - ОРГАНИЗАЦИОННАЯ МОДЕЛЬ ПРЕДПРИЯТИЯ

ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ - ОРГАНИЗАЦИОННАЯ МОДЕЛЬ ПРЕДПРИЯТИЯ


 

 Известно, что модель – это условное мысленное или материальное замещение реальных предметов или процессов. Сущность моделирования, в  т.ч. организационного, заключается в создании (представлении) такого  упрощенного аналога реальных предметов или процессов, в котором отра­ жены их важнейшие с точки зрения цели исследования свойства и опущены,  игнорированы второстепенные, малосущественные черты.

 Модели могут быть реализованы с помощью некоторых физических или  абстрактных объектов, но в любом случае отображение реальной действи­ тельности - главное требование, предъявляемое к модели.

 Один из инструментов моделирования - формализация. Под этим термином понимается "использование определенных знаков и символов для  отображения, описания и объяснения закономерностей каких-либо процессов, явлений"*. Формализация, как инструмент моделирования, служит  средством упорядочения представлений, знаний. А формализация, осуществляемая с помощью организационных методов, позволяет устанавливать и  фиксировать структуру системы управления, а также порядок функционирования системы и образующих ее элементов. В результате создается формальная организация (упорядоченность) системы. Высший этап развития  формализации - применение математического аппарата, что позволяет повышать точность решений, находить их оптимальные варианты, использо­ вать компьютеры.

 Таким образом, формальная организация системы - это официально  установленные и зафиксированные:

 строение системы;

 порядок функционирования системы и ее элементов.

 Формальная организация системы фиксируется и проявляется в различных организационных документах: положениях, уставах, инструкциях,  методиках, правилах, руководствах, стандартах и т.п. Большинство из  них является актами, закрепляющими установленное при создании, реорганизации или рационализации системы распределение функций, прав и ответственности между ее звеньями. Действенность этого обусловлена эффективностью организационных методов управления, результатом применения которых являются соответствующие документы.

 Эффективность формализации организационных отношений в системе  управления обеспечивается:

 учетом объективных законов, закономерностей, зависимостей, определяющих условия функционирования производственных систем, при разработке организационных документов;

 закреплением в организационных документах лишь такого строения  системы и такого распределения функций между ее звеньями, какие обеспечивают ее рациональное функционирование;

 непротиворечивостью организационных документов подсистем и соответствующих документов системы, однозначностью их восприятия и использования.

 Исходя из сказанного выше, под организационной моделью предприятия мы будем понимать комплексную характеристику предприятия, которая  является результатом определенной целенаправленной деятельности - процесса организации и представлена мысленно или выражена в описательной  и/или графической форме.

 Организационная модель предприятия отражает форму организации системы управления.

 Задачей организационной модели является упрощенное системное  представление структуры и деятельности существующего или проектируемого предприятия или его части. При этом элементы структуры и деятельно­ сти системы должны обеспечивать:

 осуществление установленной для системы цели;

 * При подготовке статьи автор пользовался словарем "Управление  социалистическим производством (Организация. Экономика)"  под редакцией О. В. Козловой (М.: Экономика, 1983).

 бесперебойность работы системы и составляющих ее подсистем;

 обеспечение минимального уровня эксплуатационных расходов и максимального хозяйственного (производственного) эффекта;

 оптимальные условия труда и т.д.

 На практике организационная модель предприятия выступает в трех  основных формах:

 1. В виде обычаев, т.е. моделей, мысленно представляемых работниками.

 2. В описательной форме (положения, инструкции и т.д.).

 3. В графической форме (схемы, графики и т.д.).

 Первая форма модели характерна для выполнения простых функций, не  охваченных какими-либо организационными инструкциями. Чаще всего она  встречается на предприятиях, в которых большое значение имеют сложившиеся традиции и существует стабильная программа деятельности. Или на  предприятиях, руководители которых недооценивают значение документально закрепленного разделения и регламентации выполняемых функций для  рационализации работы.

 Вторую форму используют многие предприятия. Сейчас можно наблюдать рост интереса к использованию описательных моделей, прежде всего  в виде описательных организационных инструкций.

 Графическую форму представления модели используют реже, хотя она  позволяет:

 точнее отразить ход процессов и их взаимосвязь;

 выявить дублирование;

 выявить нежелательные перерывы в процессах, упущение важных  звеньев в процессе деятельности.

 Ее недостатком считают трудность для понимания, особенно при недостаточной организационной подготовке работников. Несмотря на это, по  мнению специалистов, доля графических форм в организационных моделях  должна постоянно возрастать.

 Надо отметить, что по разным причинам описательные инструкции  иногда тоже могут быть сложными и труднопонимаемыми.

 Может возникнуть вопрос: а так ли необходима организационная документация (организационная модель)? Ведь существует же повсеместно на  небольших предприятиях организация управления, которая, как правило,  сводится в основном к составлению перечня должностей и распределению  (чаще в устной форме) обязанностей.  Да, но она не может решить сложный комплекс проблем современного предприятия. А предпосылка успешной  работы - это наличие целесообразной системы управления, которая отвечает производственным условиям предприятия и ориентирована на его раз­ витие. Более подробно эти и другие, относящиеся к данной теме, вопросы  уже были рассмотрены автором в ранее опубликованных в "Полиграфическом  курьере" статьях. Кстати, все они (а также многие организационные документы-приложения) вошли в сборник "Вопросы управления полиграфическим предприятием" (3-е изд., перераб. и доп. - Харьков: Поларт, 2007).  Здесь же мы ограничимся тем, что выразим современную тенденцию в управлении предприятием одной емкой фразой: степень формализации системы и  технологии управления - это показатель степени зрелости предприятия.

 При очень простых операциях и малом числе работников чрезмерное  количество "бумажной" организации вряд ли поможет делу. Да и объективная потребность в такой организации невелика. В частности, можно руководствоваться самым простым принципом: предприятие должно иметь организационную документацию, объем и степень детализации которой достаточны для обеспечения его относительно нормальной текущей работы.

 Но в то же время надо учитывать, что организационная документация, например, необходима:

 в случаях, когда организационное мероприятие относится к сложным  вопросам;

 при внедрении новых или усовершенствованных организационных решений. В таких случаях необходимо значительное время для окончательного  внедрения, т.е. для того, чтобы установленные описательные или графические модели организации превратились в модели, основанные на "обычае", или превратились в мышлении исполнителей описательных или графических моделей в мысленные модели;

 для обеспечения рациональных способов планирования, координации и  контроля;

 для управления подсистемами;

 для правильной организации повторяющихся процессов;

 при введении новых работников в круг их обязанностей (либо при временных замещениях);

 с целью получения полной картины организационной модели предприятия или его структурного подразделения;

 с целью обеспечения возможности внесения изменений в структуру  или работу отдельных подсистем без ущерба для системы как единого целого;

 для определения последствий и обоснования решений, изменяющих порядок взаимодействия управленческих звеньев, устанавливающих технологию управления при реорганизации предприятия;

 для внедрения системы менеджмента качества, цель которой - создание условий для выпуска качественной продукции, выявление "слабых"  мест на производстве, исключение или минимизация выпуска некачественной продукции, а значит - помощь в организации успешной работы пред­ приятия.

 Также для системы управления актуальна задача постоянного совершенствования организационного механизма управления на основе устранения лишних звеньев и процедур, обеспечения оперативного принятия реше­ ний. И для рационализации системы используют, в частности, следующие  средства:

 составление схемы документационных потоков (документооборота) - основы оптимизации прохождения документов;

 составление оргсхемы - графической модели предприятия. Она позволяет статическое и динамическое моделирование. На оргсхеме моделируются проблемы координации между звеньями управления, вырабатывается рациональный вариант. Учет возможных случаев и их проигрывание на оргсхеме позволяет уточнить и дополнить служебные обязанности каждого работника.

 Все это так или иначе приводит к созданию организационной модели  предприятия (комплекта описательной и графической организационной документации) - инструмента улучшения работы и повышения ее эффективнос­ ти, а также грамотного построения системы производства.

 Поэтому в практике каждое предприятие должно иметь собственную  актуальную организационную модель, представленную при помощи описательных или графических методов. И завтра эффективнее будет работать  не тот, у кого просто лучше организована система управления сегодня,  а тот, кто создал и лучше организовал определенную систему по разработке, совершенствованию и развитию системы управления предприятием и  ее подсистем, кто лучше организовал практическое использование науки  управления.

 А теперь рассмотрим в общих чертах модель предприятия, представленную в виде организационной документации (характеристика модели дана  по Х. Мреле). Такая модель включает статическую и динамическую части.

 Статическая модель определяет пространственное и административное  расположение средств производства и людей, их особенности, а также определяет квалификацию работников, основы разделения труда, разграничение областей ответственности.

 Статическая модель, в частности, состоит из следующих элементов статических моделей управления:

 структурные схемы;

 планы функций;

 перечень служб;

 регулирующие положения;

 правовые основы деятельности;

образцы документов.

 Динамическая модель предприятия включает функциональные связи,  информационные и снабженческие циклы.

 Динамическая модель состоит, например, из следующих элементов:  блочные схемы исполнительных подсистем;

 сборник инструкций, нормирующих деятельность и документацию, связанную с осуществлением определенных функций предприятия;

 схемы прохождения документов;

 нерегулярные модели, например, сетевые графики.

 Организационная документация может быть сгруппирована, например,  по следующим основным функциям:

 управление предприятием;

 управление маркетингом;

 управление нововведениями;

 управление технологией производства;

 управление производством;

 управление качеством продукции.

 Надо отметить, что структура и способ функционирования систем управления не имеют такого разнообразия, как системы основной деятельности. Организация труда людей на разных предприятиях имеет много общих черт. Практика показывает, что в составе систем предприятий разных  видов есть определенные совпадения, которые облегчают разработку общих  основ их организации. Поэтому типовые образцы некоторых организационных документов могут быть использованы при разработке (изменении, дополнении) организационной модели конкретного предприятия.

 Существенную помощь в работе по подготовке и внедрению на предприятии организационных документов может оказать книга "Документирование управленческой информации. Краткий словарь-справочник" (Харьков:  Поларт, 2007). Кроме того, она сама по себе может служить элементом  организационной модели предприятия, обеспечивающим единство терминологии и требований к организационно-распорядительной документации (ОРД)  различных уровней управления.

 В заключение особо подчеркнем, что каждое предприятие должно иметь организационную модель системы, степень детализации элементов  которой доведена до уровня, необходимого для успешного функционирования, совершенствования и развития всей системы.


Вы можете оставить свое мнение о прочитанной статье

Внимание! В сообщении запрещено указывать ссылки на другие сайты!