Статьи \ Тема: Документирование информации \ АББРЕВИАТУРА

АББРЕВИАТУРА


 

 АББРЕВИАТУРА - сокращение, образованное из первых букв слов, входящих в словосочетание,   и произносимое при чтении в сокращенной, а не  полной форме (в отличие от однобуквенных графических сокращений, читаемых не сокращенно, например г.- год).    Это признаки служат основой  для слитного написания буквенных аббревиатур - без точек как знака сокращения: вуз, ЭВМ, СССР.

 По способу образования сокращения этого вида бывают: из прописных букв (ОКБ,ПО); из строчных букв    (нэп, вуз); смешанные - из прописных и строчных букв (КЗоТ); из букв и цифр при обозначении марок изделий, машин, приборов (2УСЦТ, ИПТ-1).

                 Буквенные аббревиатуры из строчных  букв обозначают нарицательные        имена, читаются по слогам (не по буквам) и склоняются. Например: (вуз, нэп).

                 Буквенные аббревиатуры из прописных букв:

                 - представляют собой сокращение имени собственного (например, названия организации): ГАБТ - Государственный академический Большой театр.

                 - обозначают имя нарицательное, но читаются полностью или частично по названиям букв: РТС (эртээс), ПТУ (пэтэу);

                 - обозначают имя нарицательное, читаются по слогам, но не склоняют-

            ся: ВТЭК, НИИ.

                 В составе сложного  слова, которое склоняется, аббревиатура склоняется вместе с ним: Днепрогэс, Днепрогэсом.

                 Смешанные буквенные аббревиатуры (из строчных и прописных букв) образованы из словосочетания, в состав которого входит однобуквенный союз

            или предлог, воспроизводимый строчной буквой, в отличие от остальных

            букв, если аббревиатура в целом должна быть написана прописными. Например: КЗоТ - Кодекс законов о труде.

                 При сочетании аббревиатур с цифрами (в обозначении машин, приборов, изделий и т.п.) последние пишутся слитно с аббревиатурой, если

            предшествуют ей (2УСЦТ), или через дефис, если следуют за нею (МЦ-41).

                 Буквенные аббревиатуры в косвенных  падежых:

                 - склоняются, если читаются по слогам и род ведущего слова совпадает с родовой формой самой аббревиатуры: МХАТа, вуза;

                 - не склоняются, если читаются по названиям букв (КПУ, СДПУ) или если род ведущего слова  не совпадает с родовой формой самой аббревиатуры, например: ГЭС - ведущее слова "станция" женского рода, а сама аббревиатура имеет форму мужского рода.

                 Буквенные аббревиатуры из прописных букв при склонении пишут слитно с падежным окончанием, обозначаемым строчными буквами: МХАТом.

                 Различают аббревиатуры общепринятые, специальные, индивидуальные.

 

     АББРЕВИАТУРА ИНДИВИДУАЛЬНАЯ - аббревиатура, требующая пояснений для специалиста (может быть им не понята), т. е. вводится в данном документе впервые. Индивидуальные буквенные            аббревиатуры расшифровывают при первом употреблении и реже - в списке принятых сокращений.

 

     АББРЕВИАТУРА ОБЩЕПРИНЯТАЯ - аббревиатура, употребляемая в документах без       каких-либо пояснений: НОТ, ЦУМ.

 

     АББРЕВИАТУРА СПЕЦИАЛЬНАЯ -            аббревиатура, распространенная в какой-либо отрасли и понятная            специалистам без пояснений (КС УКП - комплексная система управления качеством продукции).

 

     АБЗАЦ - 1.            Отступ вправо в начале строки (красная строка).

2. Часть текста от одной красной строки  до другой, объединенная одной микротемой, реже - одно простое  или сложное предложение. Любой текст состоит из отдельных предложений и разбивается на отдельные абзацы. Они облегчают восприятие новых мыслей при чтении. Первую строку каждого нового абзаца в машинописных работах начинают с отступом на пять знаков от левого поля (1-е положение табулятора). Для этого делают пять ударов по клавише пробела и на шестом начинают писать текст.

     При письме текста через один интервал между абзацами делают дополнительный межстрочный интервал для удобства чтения текста. При выполнении текста через полтора или два интервала между абзацами дополнительный интервал не делают.

     Типичный абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В абзацном зачине формулируется тема абзаца, как бы сообщается, о чем пойдет речь дальше. В абзацной фразе содержится основная информация абзаца. В комментирующей части подводится итог сказанному в абзаце. Как правило, комментирующая часть вводится словами: поэтому, таким образом, в этой связи, в результате этого и т.д. Однако формальные границы между частями абзаца провести не всегда возможно. Здесь большую роль играет интуиция составителя документа. Средняя длина абзаца 4 - 6 предложений.

 

                 АВТОБИОГРАФИЯ - документ личного характера, в котором  лицо сообщает основные факты своей биографии. Пишут ее на чистом листе бумаги или на специальном бланке, составленном предприятием. Сведения излагают в хронологическом порядке.

                 Реквизиты:

                 название вида документа;

                 дата;

                 текст;

                 подпись.

                 В тексте автобиографии указывают:

                 фамилию, имя и отчество;

                 дату рождения;

                 место рождения;

                 сведения об образовании (полное наименование всех учебных заведений, в которых получено образование);

                 сведения о   трудовой деятельности (сжато и последовательно приводят наименования мест работы и должностей);

                 сведения об общественной работе;

                 краткие сведения о составе семьи (отец, мать, муж,    жена, дети).

 

                 АВТОГРАФ -  текст, написанный собственноручно.

 

                 АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ  СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ (АСУ) - система управления производственно-хозяйственной деятельностью предприятия, включающая в себя интегрированную систему обработки данных (см. Интегрированная система обработки            данных (ИСОД)), главной целью которой является автоматизация информационно-документационных процессов на предприятии и обеспечение на этой основе            оперативного и качественного исполнении управленческих решений.

                 Создание и внедрение на предприятии АСУ приводит к тому, что информационно-документационным процессам, их организации, проектированию,  подготовке и выполнению уделяется такое же внимание как и производственным. Поэтому в структуре управления предприятием предусматривают специализированную службу (специалиста, участок работы), ответственную за упорядочение, регламентацию и непосредственное выполнение информационно-документационных процессов на предприятии.

 

    АВТОР ДОКУМЕНТА - единоличный или коллективный создатель содержания документа.

 

   АВТОР ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА - предприятие или должностное  лицо, от которого исходит официальный  документ.

 

   АДМИНИСТРАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ - совокупность линейных и функциональных руководителей и их заместителей на всех уровнях управления предприятием, имеющих право принимать решения, издавать приказы, распоряжения и т.д.

 

    АДРЕС - составленное по определенной форме  указание места проживания или нахождения лица или местонахождения предприятия.

                 Правила оформления почтового адреса устанавливаются  Министерством связи и являются обязательными для всех почтовых отправлений.

                 Адрес получателя на почтовых отправлениях пишут в правом нижнем

            углу в таком порядке:

                 фамилия, имя и отчество адресата или наименование предприятия в

            дательном падеже;

                 название улицы, проспекта и т.п., номер дома и квартиры;

                 название населенного пункта;

                 название района;

                 название области;

                 название страны (для международных отправлений);

                 пятизначный индекс почтового отделения связи (предназначен для

            машинной сортировки корреспонденции).

                 Если адресат проживает в городе районного или областного значения, то            название района и области не указывают.

                 Адрес отправителя пишут в левом верхнем углу с соблюдением такого же порядка, но фамилию, имя и отчество адресанта приводят в именительном падеже.

                 При отправлении международной корреспонденции сведения о получателе пишут в соответствии с международными нормами адресации на языке страны назначения. В сведениях об отправителе общие названия переводят, а собственные (кроме названия страны) - транслитеруют (их звучание передают латиницей).

 

            АДРЕСАТ - 1. Получатель; предприятие, лицо, которому адресован  документ. 2. Реквизит документа. В его состав входят: наименование  предприятия, подразделения, должности, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес.

                 Реквизит "адресат"  располагают в правом верхнем углу и печатают через один межстрочный интервал, отделяя лишь отдельные части реквизита полутора или двумя интервалами.

                Каждый элемент реквизита "адресат" - наименование предприятия,

подразделения, должности, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес - печатают с новой строки от 4-го положения табулятора (после 32 печатных знаков от границы левого поля).

     При написании адресата знаки препинания между отдельными его элементами не ставят, т.е. применяют правило открытой пунктуации.

Документы адресуют предприятию, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу. Структурное подразделение или должностное лицо указывают во внутриведомственной переписке, переписке с постоянными корреспондентами и в других случаях, когда установление точного адресата не вызывает трудностей. Наименование предприятия и его структурного подразделения указывают в именительном падеже.    При направлении документа должностному лицу, указывают название предприятия в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном, например:

 

                                                            ОАО "Завод технологического оборудования"

 

                                                            Председателю правления - директору

 

                                                            Иванову        П.И.

                                               

 

                 Название предприятия приводят в том виде, в каком оно дано в документах, исходящих из этого предприятия, либо в специальных справочниках. Произвольное сокращение названия предприятия не допускается.

            Наименование должности также не сокращают.

           При рассылке документов адресат может быть обозначен обобщенно, например:

 

                                                            Директорам технических центров

 

В этом случае документы рассылаются по списку.

Структурное подразделение и дожностное лицо указывают в тех случаях, когда отправитель уверен, что именно в данное подразделение          и данному лицу должен поступить документ. Это характерно для внутриведомственной переписки, при наличии постоянных корреспондентов и т.д.

Документ адресуют руководителю в случаях, если решение вопроса зависит непосредственно     от него. При этом наименование предприятия входит в состав наименования должности адресата и пишется в дательном падеже, например:

 

                                                            Директору ООО "Альянс"

 

                                                            Филиппову Н.Н.

 

Не принято при написании адресата указывать фамилию без инициалов.

                 Почтовый адрес корреспондента указывают полностью. Указание в документе  нескольких адресов (но не более четырех) преследует цель информировать каждого получателя о предприятиях и лицах, получающих этот документ. При этом слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При управлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

                 Если документ адресуют предприятию - почтовый адрес указывают после наименования предприятия, структурного подразделения и фамилии должностного лица; если частному лицу - перед его фамилией.

                 Адрес не указывают  на документах, направляемых в правительственные учреждения, в областные и центральные органы государственной власти, а также постоянным корреспондентам или предприятиям своей системы.

            В последних случаях можно использовать конверты  с заранее напечатанным            адресом.

 

                 АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ - см. Адресат.

 

                 АККРЕДИТИВ  - документ, содержащий распоряжение одного кредитного            учреждения другому об уплате держателю указанной в нем суммы.

 

                 АКТ - 1. Документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события, которые имеют юридическое значение.

            2. Документ, предписывающий надлежащее поведение предприятиям и          гражданам.

                 Реквизиты акта:

                 наименование предприятия;

                 название вида документа (А К  Т -            двойная            разрядка);

                 дата;

                 индекс;

                 место составления или издания;

                 гриф утверждения;

                 заголовок к тексту;

                 текст;

                 отметка о наличии приложения (если   оно есть);

                 подписи.

                 В заголовке к тексту акта пишут название или краткое содержание

            актируемого факта или события. Текст акта состоит из двух частей:

            вводной          и констатирующей. Вводную часть   строят по схеме:

 

            Основание:...

            Составлен комиссией в составе:...

            Председатель:...

            Члены комиссии:...

 

                 Иногда изложение текста акта начинают словами: Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт в том, что            ...

                 При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указывают

            должности, инициалы и фамилии. Если акт  составлен комиссией, то  первым

            указывают председателя комиссии. Фамилии членов комиссии располагают в

            алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через два интервала.

                 В констатирующей части излагают цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируют установленные факты.

                 В тексте акта должны быть сведения о количестве экземпляров акта и месте  их нахождения. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события. Образец акта приведен в приложении 3.

 

     АКТ ПРАВОВОЙ - документ, отражающий юридическую форму деятельности государственного органа, волеизъявление государственного органа или должностного лица, в результате  которого устанавливаются, изменяются или прекращаются права и обязанности предприятий и граждан.

 

     АКТЫ НОРМАТИВНЫЕ ПРЕДПРИЯТИЯ - нормативные акты локального характера, регулирующие все сферы производственно-хозяйственной деятельности. Такие акты на основе действующего законодательства и нормативных актов органов государственной власти устанавливают нормы, правила и требования применительно к масштабам и организационной структуре предприятия   с учетом характера выпускаемой продукции и особенностей            производства.

     Нормативные акты предприятия издает его руководитель, а в случаях, предусмотренных действующим            законодательством, совместно или по согласованию с соответствующими  общественными организациями. Эти нормативные акты обязательны для подразделений, служб, должностных лиц и работников, которым они адресованы.

     К нормативным актам предприятия относятся:

     приказы;

     утверждаемые акты;

     положения, которые устанавливают задачи, функции, права, обязанности и            ответственность подразделений и  служб предприятия, а также их руководителей;

     должностные инструкции, устанавливающие права и функциональные обязанности лиц     управленческого и инженерно-технического персонала;

стандарты предприятия (СТП), которые устанавливают нормы, правила, требования организационно-методического и технического характера, регламентируют взаимоотношения руководителей подразделений, служб и отдельных лиц, участвующих в управлении предприятием.

     Разработка            проектов нормативных актов может быть возложена  на подразделения, службы и  отдельных работников, к  сфере деятельности которых эти акты относятся.

  Нормативные акты предприятия до их утверждения проверяют на соответствие требованиям законодательства.

     Должностные лица обязаны обеспечивать точное и неуклонное соблюдение, исполнение    и применение нормативных актов предприятия всеми подразделениями, службами и работниками. Неисполнение или ненадлежащее исполнение этих    актов влечет за            собой ответственность, в т.ч. и   предусмотренную законодательством.

 

     АНКЕТА - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме, и место для  ответов (или ответы) на них. Текст в анкете может быть пространственно организован в форме таблицы. В этом случае постоянная информация в виде перечня вопросов расположена в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в  именительном падеже. Вопросы предусматривают строго определенный набор ответов, вносимых в правую часть листа.

     Различают анкету открытую и закрытую. В открытой анкете ответы на вопросы            формирует заполняющий анкету, а в закрытой приведены заранее разработанные для каждого вопроса возможные варианты ответов.

 

                 АННОТАЦИЯ - краткое изложение первоисточника (книги, статьи, разработки, отчета и т. д.).

     Аннотацию используют при реферировании, рекламировании предстоящих изданий.

     В аннотации, помещаемой в книге, отмечают также для какого круга читателей предназначено            аннотируемое произведение. Аннотация существенно помогает при подборе и изучении литературы по тому или иному вопросу, сокращает время на ознакомление с содержанием самой работы.

     В выполненных разработках аннотация помещается вслед за титульным листом.            Цель аннотации - ознакомление с  задачами и результатами  разработки.

     Реквизиты:

     фамилия и инициалы  автора книги или статьи;

     библиографическое описание  (название издания, название сборника - для статьи, место издания, издательство, год издания, количество страниц или  страницы в сборнике);

     текст;

     указание категории читателей, которым рекомендовано аннотируемое издание.

 

     АППАРАТ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ - организованная на   основе штатного расписания и профессионально-квалификационных характеристик совокупность работников (руководителей, специалистов, технических исполнителей), объединенных в органы, службы управления, подразделения, на которые возложено выполнение функций управления.

 

     АСПЕКТ - точка зрения, с которой производят поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.


Вы можете оставить свое мнение о прочитанной статье

Внимание! В сообщении запрещено указывать ссылки на другие сайты!